23 May Pentingnya Event Organizer dalam Konferensi Pers Pemerintah: Watermark dalam Konferensi Pers bersama PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero) atau BKI
Konferensi pers telah lama menjadi bagian penting dari komunikasi perusahaan, menawarkan platform bagi bisnis untuk menyampaikan informasi penting secara langsung kepada media dan publik. Biasanya konferensi pers dibuat oleh pihak ketiga yaitu event organizer.
Bukan hanya brand, pemerintah pun membutuhkan keterlibatan event organizer ketika melakukan konferensi pers. Seperti yang dilakukan oleh PT Biro Klasifikasi Indonesia (Persero) atau BKI dengan Watermark Indonesia yang mengadakan konferensi pers “Sosialisasi Teknis Kapal Berbendera Indonesia”.
Peserta yang hadir tidak hanya media, melainkan juga kementerian, lembaga, asosiasi dan pelaku industri maritim. Pertemuan ini membahas keselamatan pelayaran, kepatuhan regulasi internasional hingga kesiapan kapal menghadapi pemeriksaan port state control officer (PSCO) di luar negri.
Beberapa kiat yang dilakukan Watermark Indonesia Event Organizer selama membuat konferensi pers bersama BKI antara lain:
1. Event Organizer Memastikan Kesiapan Tempat dan Logistik
Karena merupakan acara formal dan dihadiri oleh banyak pemangku kepentingan nasional, kesiapan tempat dan logistik harus sudah dipastikan h-1 bulan jelang acara. Biasanya jika acara digagas oleh pemerintah, maka kesiapan tempat sudah ditentukan oleh pemangku kepentingan, begitu juga ketika konferensi pers berama BKI yang dilaksakan di Kantor Pusat BKI di Jakarta.
2. Tim Event Organizer Mempersiapkan Ruangan
Sebelum memulai acara lakukan pengecekan ruangan, event organizer yang baik selalu memastikan kesiapan ruangan terlebih jika untuk acara formal yang memerlukan tambahan kemanan. Salah satu yang wajib dilakukan Adalah:
-Periksa lokasi stopkontak untuk mikrofon dan lampu.
-Siapkan ruangan dengan meja yang cukup panjang untuk menampung semua juru bicara, lengkap dengan papan nama.
-Sediakan tempat duduk yang cukup di ruangan untuk wartawan, dan ruang yang cukup untuk peralatan pendukung mereka (misalnya, kamera, mikrofon).
-Tampilkan visual sebagai latar belakang meja pembicara seperti grafik, poster, dll. Menyediakan buku catatan kehadiran. Menyediakan podium untuk moderator, mungkin dengan logo organisasi di atasnya. Tak kalah penting adalah siapkan kopi, teh, air, dan minuman ringan lainnya.
3. Pada Konferensi Pers:
Ketika hari besar akhirnya tiba, ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk membantu konferensi pers berjalan semulus mungkin. Kita akan membahasnya langkah demi langkah:
-Sambut anggota pers saat mereka tiba.
-Minta anggota pers untuk mendaftar masuk, dengan mencantumkan afiliasi mereka, dan berikan masing-masing dari mereka paket pers.
-Dudukkan peserta konferensi pers di belakang meja menghadap wartawan yang duduk.
-Periksa buku daftar hadir untuk melihat media mana yang terwakili. Anda mungkin juga ingin menghubungi perwakilan media utama secara pribadi sebelum atau sesudah konferensi pers.
-Mulai tepat waktu—tidak lebih dari 5 menit setelah waktu yang dijadwalkan.
-Rekam acara tersebut, untuk arsip Anda sendiri, dan untuk kemungkinan penggunaan media.
-Minta moderator untuk menyambut pers, dan memperkenalkan isu serta para peserta.
-Setiap peserta harus mempresentasikan selama tidak lebih dari 3 sampai 5 menit, menyampaikan 3-5 poin kunci mereka.
-Setelah semua presentasi, moderator harus menjawab pertanyaan dari pers, dan mengarahkan pertanyaan kepada peserta yang sesuai.
-Setelah sekitar 45 menit, akhiri konferensi formal. Ucapkan terima kasih kepada para peserta atas presentasi mereka, dan kepada media atas kehadiran mereka.
Biasanya media dan pembicara tidak langsung pulang begitu saja, mereka akan mengobrol dan melakukan wawancara lanjutan. Percakapannya berlangsung tidak informal namun tetap harus kita pantau untuk menunjukkan rasa hormat kepada seluruh tamu media yang datang.
No Comments