28 Oct Jangan Sampai Kejadian, Ini 7 Kesalahan Perusahaan yang Wajib Dihindari Saat Memilih Event Organizer untuk Corporate Event
Menyelenggarakan corporate event membutuhkan lebih dari sekadar menentukan tanggal, memilih venue, memilih Event Organizer dan mengundang peserta. Ada banyak aspek yang harus dikelola, mulai dari konsep acara, anggaran, kebutuhan teknis, koordinasi vendor, hingga pengalaman peserta selama kegiatan berlangsung.
Karena itu, memilih Event Organizer (EO) yang tepat menjadi salah satu langkah penting dalam perencanaan acara perusahaan. Partner yang kurang sesuai dapat menimbulkan kendala komunikasi, ketidaksesuaian anggaran, hingga persiapan teknis yang tidak optimal.
Agar hal tersebut dapat diantisipasi sejak awal, berikut tujuh kesalahan yang perlu dihindari perusahaan saat memilih Event Organizer untuk corporate event.
1. Memilih Event Organizer Hanya Berdasarkan Harga Termurah
Anggaran tentu menjadi pertimbangan penting dalam menyelenggarakan acara. Namun, memilih Event Organizer hanya berdasarkan penawaran dengan harga terendah tanpa memeriksa cakupan layanan dapat menimbulkan masalah di kemudian hari.
Setiap penawaran perlu dibandingkan berdasarkan ruang lingkup pekerjaan, jumlah crew, kebutuhan produksi, pengelolaan vendor, dan fasilitas yang termasuk di dalamnya.
Tips: Minta rincian anggaran dan bandingkan layanan yang ditawarkan secara menyeluruh. Dengan begitu, perusahaan dapat menilai apakah biaya yang diajukan sebanding dengan kebutuhan acara.
2. Tidak Memeriksa Portofolio dan Pengalaman Event Organizer
Setiap corporate event memiliki karakteristik berbeda. Seminar, konferensi, product launching, gathering, dan acara apresiasi perusahaan membutuhkan pendekatan yang tidak selalu sama.
Karena itu, perusahaan perlu memeriksa pengalaman Event Organizer dalam menangani acara dengan format atau kebutuhan yang relevan.
Portofolio dapat membantu memberikan gambaran mengenai jenis acara yang pernah dikelola, kualitas produksi, serta kemampuan tim dalam menangani berbagai kebutuhan.
Tips: Tinjau dokumentasi proyek sebelumnya dan tanyakan bagaimana EO menangani kebutuhan khusus, kendala teknis, serta koordinasi dengan klien.
3. Tidak Menjelaskan Tujuan Acara Sejak Awal
Kesalahan berikutnya adalah memilih Event Organizer sebelum perusahaan memiliki gambaran yang jelas mengenai tujuan acara.
Padahal, tujuan akan memengaruhi konsep, format, pemilihan venue, susunan agenda, hingga cara mengevaluasi keberhasilan event.
Sebagai contoh, acara untuk memperkenalkan produk baru membutuhkan pendekatan berbeda dari konferensi yang berfokus pada pertukaran pengetahuan atau gathering untuk memperkuat hubungan antarkaryawan.
Tips: Sampaikan tujuan acara, target audiens, pesan utama, dan hasil yang ingin dicapai sebelum membahas konsep bersama Event Organizer.
4. Mengabaikan Kemampuan Komunikasi dan Koordinasi
Event melibatkan banyak pihak, termasuk klien, venue, vendor audiovisual, catering, pembicara, dan crew pelaksana. Tanpa koordinasi yang terstruktur, informasi penting dapat terlewat atau berubah tanpa diketahui seluruh pihak terkait.
Perusahaan sebaiknya tidak hanya menilai kemampuan EO dari presentasi awal, tetapi juga memperhatikan cara mereka merespons pertanyaan, menyampaikan perkembangan, dan menjelaskan proses kerja.
Tips: Pastikan terdapat PIC yang jelas, jadwal komunikasi, mekanisme persetujuan, serta jalur eskalasi apabila muncul kendala.
5. Tidak Memperhatikan Kebutuhan Teknis
Panggung yang menarik belum tentu menjamin acara berjalan lancar. Kebutuhan seperti sound system, LED screen, pencahayaan, materi presentasi, jaringan internet, dan dokumentasi harus disesuaikan dengan format acara.
Kesalahan dalam memperkirakan kebutuhan teknis dapat memengaruhi kenyamanan peserta dan kelancaran penyampaian materi.
Tips: Diskusikan kebutuhan teknis sejak tahap perencanaan. Untuk acara yang kompleks, lakukan survei venue, technical meeting, dan rehearsal sebelum hari pelaksanaan.
6. Mengabaikan Rundown dan Rencana Cadangan
Rundown berfungsi sebagai panduan bagi seluruh pihak yang terlibat dalam acara. Jika jadwal terlalu padat atau pembagian waktu tidak realistis, keterlambatan pada satu sesi dapat memengaruhi agenda berikutnya.
Selain itu, perusahaan perlu memastikan EO memiliki rencana untuk menghadapi perubahan jadwal, kendala perangkat, atau kebutuhan mendadak lainnya.
Tips: Tinjau rundown bersama Event Organizer dan pastikan tersedia waktu transisi yang memadai. Bahas pula skenario alternatif serta pihak yang berwenang mengambil keputusan saat terjadi perubahan.
7. Tidak Menentukan Indikator Keberhasilan Event
Corporate event sebaiknya tidak hanya dinilai dari apakah acara selesai sesuai jadwal. Perusahaan juga perlu menentukan hasil yang ingin dicapai berdasarkan tujuan awal.
Untuk acara internal, indikatornya dapat berupa tingkat partisipasi dan umpan balik peserta. Sementara itu, product launching dapat dievaluasi melalui jangkauan audiens, interaksi, atau hasil komunikasi yang relevan dengan target acara.
Tips: Sepakati indikator keberhasilan bersama Event Organizer sejak awal. Tentukan juga kebutuhan dokumentasi, laporan pelaksanaan, dan evaluasi setelah acara selesai.
Memilih Event Organizer yang Tepat Dimulai dari Perencanaan
Memilih Event Organizer bukan sekadar mencari tim yang mampu menjalankan acara pada hari pelaksanaan. Perusahaan membutuhkan partner yang memahami tujuan kegiatan, mampu mengelola anggaran, mengoordinasikan berbagai pihak, serta mengantisipasi kebutuhan teknis dan perubahan di lapangan.
Dengan memeriksa portofolio, memperjelas ruang lingkup pekerjaan, menjaga komunikasi, dan menyepakati indikator keberhasilan sejak awal, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan dalam penyelenggaraan corporate event.
Bagi perusahaan yang ingin menghadirkan acara secara terstruktur dan profesional, Event Organizer yang tepat dapat membantu mengubah kebutuhan bisnis menjadi pengalaman event yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
No Comments