11 May Event Organizer Terbaik untuk Gathering Perusahaan, Ini Tips Membuat Acara Lebih Berkesan
Gathering merupakan acara besar bagi perusahaan. Berhasil atau gagalnya event gathering akan memengaruhi persepsi karyawan. Karena itulah rangakaian event gathering ini harus dirancang seksama bila perlu libatkan event organizer terbaik untuk merancang gathering perusahaan yang berkesan. Selain memudahkan tugas, kehadiran event organizer juga penting karena mereka lebih berpengalaman. Anda bisa mendapatkan ide yang lebih baik dan saran-saran yang mungkin tidak akan Anda dapat jika event dikerjakan oleh karyawan perusahaan sendiri.
Tips Event Organizer dalam Membuat Acara Lebih Berkesan
Ada beberapa ide event gathering yang layak dicoba mulai dari seminar, lokakarya, family gathering, team building ataupun outubound. Ada beberapa tips yang bisa Anda coba untuk membuat acara gathering perusahaan lebih berkesan, diantaranya:
1. Event organizer menentukan tujuan dan tema acara
Sebelum menyusun rencana acara, tentukan terlebih dahulu tujuan dan tema acara tersebut. Memiliki tujuan yang jelas akan memudahkan Anda untuk menentukan daftar tamu, suasana keseluruhan, dan jenis kegiatan yang akan disertakan. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk meningkatkan motivasi dan semangat kerja karyawan, Anda dapat menyelenggarakan lokakarya dengan tema seperti “Bekerja Lebih Cerdas, Berkembang Bersama.”
2. Ciptakan suasana menyenangkan
Event organizer wajib membuat suasana lebih menyenangkan dengan permainan yang menghibur dalam acara tersebut. Aktivitas ini juga dapat berfungsi sebagai pemecah kebekuan yang efektif, terutama ketika peserta berasal dari departemen yang berbeda atau tidak saling mengenal dengan baik.
Permainan yang cocok untuk acara kumpul-kumpul kantor meliputi permainan tebak gambar, permainan tebak kata, atau rangkaian cerita. Jika tersedia layar besar atau proyektor, Anda juga dapat mengadakan kuis interaktif yang dipandu oleh host.
3. Alokasikan waktu yang cukup untuk setiap aktivitas
Rangkaian acara pertemuan perusahaan yang terlalu singkat dapat membosankan peserta, sementara yang terlalu padat dapat melelahkan. Untuk mencapai keseimbangan yang baik, buatlah jadwal yang realistis yang mencakup transisi antar aktivitas, istirahat, dan waktu untuk mencegak hal-hal yang tidak terduga. Sebaiknya sertakan waktu cadangan sekitar 5-10 menit untuk mengantisipasi perubahan atau keterlambatan.
4. Tetapkan penanggung jawab untuk setiap aktivitas
Untuk memastikan pertemuan berjalan lancar dan tetap terorganisir, tetapkan penanggung jawab (PIC) untuk mengawasi setiap aktivitas. Pastikan setiap PIC memahami rangkaian acara dan tanggung jawab mereka setidaknya satu hari sebelum acara.
Misalnya, MC bertanggung jawab untuk mengatur alur acara dan menjaga semangat peserta. Di sisi lain, PIC dokumentasi menangani pengambilan foto dan video sepanjang acara.
Jika engga disibukkan dengan perkara diatas, sebaiknya gunakan jasa event organizer seperti Watermark Indonesia. Kehadiran mereka dapat membantu Anda mulai dari pembuatan ide, eksekusi event hingga dokumentasi dan publikasi.
5. Siapkan semua peralatan yang diperlukan
Bahkan dengan rangkaian acara yang direncanakan dengan baik, masalah teknis seperti speaker yang rusak atau kekurangan kursi dapat mengganggu jalannya acara. Untuk mencegah hal ini, buatlah daftar periksa peralatan berdasarkan setiap segmen aktivitas.
Misalnya, sesi permainan mungkin membutuhkan papan tulis, kartu permainan, spidol, kertas, dan hadiah kecil. Yang sama pentingnya, pastikan Anda memeriksa semua peralatan setidaknya dua hari sebelum acara untuk memberikan waktu yang cukup untuk penyesuaian.
Melalui ide yang bagus dan eksekusi yang tepat acara gathering perusahaan yang Anda buat pasti akan berkesan. Jika ragu dengan kemampuan tim sendiri jangan ragu untuk menggunakan jasa event organizer ya.
No Comments