11 Jan Event Organizer Mau Mengadakan Event Korporat? Hindari 10 Kesalahan ini!

event organizer menyelenggarakan event corporate atau dalam bahasa Indonesia acara perusahaan adalah cara yang paling efektif bagi perusahaan untuk melibatkan karyawan atau pelanggan. Korporat event dibuat untuk berbagai tujuan seperti mengumumkan perubahan sampai menebar jaringan.
Event corporate atau acara perusahaan adalah acara yang disponsori oleh perusahaan dan berfokus pada karyawan atau kliennya. Rata-rata tujuan perusahaan mengadakan acara diantaranya adalah untuk mengkomunikasikan konsep dan visi misi perusahaan kepada karyawan, memotivasi karyawan dengan memberi penghargaan atas pekerjaan mereka, mendorong kolaborasi antara staf perusahaan dan menandai langkah penting dalam perusahaan.
10 Kesalahan Event Organizer yang Tidak Boleh Dilakukan Saat Mengadakan Acara
Menyelenggarakan event korporat atau perusahaan adalah tugas besar yang membutuhkan perencanaan, perhatian terhadap detail, dan eksekusi yang tepat. Acara ini sering kali menjadi representasi perusahaan di mata klien, karyawan, dan mitra bisnis, sehingga sangat penting untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik.
Meskipun banyak hal yang harus dilakukan untuk menjamin keberhasilan acara, ada juga banyak hal yang sebaiknya dihindari agar tidak merusak citra perusahaan. Berikut ini adalah beberapa kesalahan event organizer yang tidak boleh dilakukan saat menyelenggarakan event korporat.
1. Tidak Merencanakan Anggaran dengan Detail
Salah satu kesalahan utama event organizer dalam menyelenggarakan event korporat adalah tidak membuat anggaran dengan detail. Tanpa perencanaan anggaran yang matang ada risiko besar terjadinya pemborosan atau malah kekurangan dana di tengah acara. Merencanakan anggaran dengan rinci, mulai dari dekorasi, catering, hingga biaya tak terduga, akan membantu memastikan semua kebutuhan dapat terpenuhi tanpa menguras kas perusahaan.
Setiap elemen acara sebaiknya diberi alokasi anggaran yang jelas, dan pastikan ada dana cadangan untuk mengatasi kebutuhan yang tidak terduga. Mengabaikan perencanaan anggaran bisa berakibat fatal, karena kekurangan dana saat acara berlangsung akan mencerminkan buruknya manajemen acara dan merusak reputasi perusahaan.
2. Tidak Memahami Audiens
Memahami audiens adalah langkah krusial dalam setiap event korporat. Event korporat bisa dihadiri oleh berbagai kalangan, seperti karyawan internal, klien, mitra bisnis, atau bahkan pihak media. Setiap kelompok audiens ini memiliki preferensi dan harapan yang berbeda terhadap acara. Jika event dirancang tanpa memperhatikan audiens, ada kemungkinan bahwa isi acara tidak akan relevan atau menarik bagi mereka.
Sebelum menyusun acara, lakukan riset terhadap siapa saja yang akan hadir, apa harapan mereka, dan bagaimana cara terbaik untuk memenuhi ekspektasi mereka. Misalnya, acara untuk karyawan bisa lebih santai dan berfokus pada penghargaan kerja, sementara acara untuk klien atau mitra bisnis harus berfokus pada profesionalisme dan showcasing produk atau layanan. Memahami audiens akan membantu acara menjadi lebih relevan dan meningkatkan tingkat kepuasan peserta.
3. Event Organizer Memilih Venue yang Tidak Sesuai
Venue yang tidak sesuai atau tidak memenuhi kebutuhan acara adalah kesalahan besar event organizer dalam penyelenggaraan event korporat. Venue tidak hanya mempengaruhi pengalaman tamu, tetapi juga mencerminkan reputasi perusahaan. Pastikan venue yang dipilih memiliki kapasitas yang memadai, fasilitas yang mendukung (seperti sound system dan parkir), dan sesuai dengan tema acara.
Venue yang terlalu kecil atau terlalu besar akan membuat tamu merasa tidak nyaman. Jika venue terletak di lokasi yang sulit dijangkau, tamu mungkin merasa kesulitan untuk datang dan ini bisa menurunkan partisipasi. Jadi, pastikan memilih venue yang ideal, baik dari sisi lokasi, kapasitas, maupun fasilitas yang ditawarkan.
4. Event Organizer Mengabaikan Jadwal Acara
Dalam event korporat, ketepatan waktu sangatlah penting. Mengabaikan jadwal acara atau tidak mempersiapkan rundown yang jelas dapat menyebabkan ketidaknyamanan bagi tamu dan menciptakan kesan bahwa acara tidak dikelola secara profesional. Pastikan Anda memiliki jadwal acara yang terperinci, dengan waktu yang cukup untuk setiap sesi dan jeda yang memadai.
Menyusun rundown yang terstruktur juga membantu Anda memastikan bahwa setiap elemen acara berjalan dengan lancar tanpa ada sesi yang terlupakan atau terlewat. Jangan lupa untuk mengomunikasikan jadwal acara kepada semua pihak terkait, seperti pembicara, MC, dan panitia. Ketepatan waktu menunjukkan profesionalisme dan penghargaan terhadap waktu para tamu.
5. Event Organizer Tidak Mengelola Logistik dengan Baik
Logistik adalah elemen yang sering kali terlupakan tetapi sangat penting dalam sebuah event organizer. Tidak mengelola logistik dengan baik, seperti pengaturan sound system, dekorasi, dan kursi, dapat merusak pengalaman tamu dan menciptakan kesan buruk tentang acara. Pastikan semua kebutuhan logistik sudah disiapkan jauh-jauh hari dan dicek kembali pada hari H.
Selain itu, siapkan tim logistik yang siap untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul di tengah acara, seperti kabel listrik yang putus atau peralatan yang rusak. Manajemen logistik yang baik adalah salah satu kunci untuk memastikan acara berjalan lancar dan tamu merasa nyaman.
6. Event Organizer Membuat Peserta Menunggu Lama
Peserta yang dibiarkan menunggu lama, baik di pintu masuk, saat registrasi, atau selama transisi antar sesi, akan merasa tidak nyaman. Tidak ada tamu yang suka menunggu, terutama dalam acara yang bersifat profesional seperti event korporat. Pastikan tim registrasi bekerja dengan cepat dan efisien dan hindari antrian yang panjang.
Penting juga untuk memastikan bahwa MC atau moderator menjaga tempo acara tetap berjalan sesuai jadwal. Jika ada jeda yang diperlukan, berikan informasi kepada peserta sehingga mereka tidak merasa kebingungan. Membuat peserta menunggu tanpa kejelasan bisa mengurangi tingkat kepuasan dan meninggalkan kesan negatif terhadap penyelenggaraan acara.
7. Event Organizer Mengabaikan Kualitas Makanan dan Minuman
Kualitas makanan dan minuman sering kali dianggap sepele, tetapi sebenarnya bisa berdampak besar pada kesan tamu terhadap acara. Menghidangkan makanan yang tidak enak, terlalu sedikit, atau terlalu lambat akan membuat tamu merasa tidak dihargai. Kualitas catering mencerminkan kepedulian perusahaan terhadap tamu dan juga menciptakan atmosfer yang nyaman selama acara berlangsung.
Pilihlah vendor catering yang profesional dan memiliki reputasi baik. Pastikan ada variasi menu yang cocok untuk berbagai preferensi tamu, termasuk opsi vegetarian atau halal jika diperlukan. Penyediaan makanan yang berkualitas dan pelayanan yang cepat akan membuat tamu merasa puas dan meninggalkan acara dengan kesan positif.
8. Event Organizer Kurang Persiapan untuk Kemungkinan Tak Terduga
Mengadakan event korporat di luar ruangan atau di musim hujan tanpa persiapan untuk cuaca yang tidak terduga adalah kesalahan besar. Selain cuaca, hal-hal lain seperti peralatan yang rusak, listrik yang mati, atau pembatalan mendadak dari pembicara juga bisa terjadi. Tidak memiliki rencana cadangan akan membuat Anda dan tim panitia kewalahan jika masalah tersebut muncul.
Selalu siapkan “Plan B” untuk setiap elemen penting dalam acara. Misalnya, jika acara diadakan di luar ruangan, pastikan ada tenda atau lokasi indoor alternatif. Jika pembicara atau bintang tamu batal hadir, siapkan pengganti atau sesi alternatif agar jadwal tetap berjalan sesuai rencana. Persiapan untuk kemungkinan tak terduga menunjukkan profesionalisme dan kepedulian terhadap kelancaran acara.
9. Event Organizer Tidak Mengkomunikasikan Acara dengan Baik kepada Tamu
Mengabaikan komunikasi pra-event dengan tamu adalah kesalahan yang harus dihindari. Pastikan tamu mendapatkan informasi yang jelas tentang tanggal, waktu, lokasi, dress code, dan agenda acara. Pengingat melalui email atau pesan singkat sangat membantu agar tamu tidak melupakan jadwal acara.
Selain itu, sediakan informasi mengenai parkir, akses transportasi, atau hal-hal penting lainnya yang dapat membantu tamu merasa nyaman. Ketidakjelasan informasi akan membuat tamu merasa bingung atau bahkan kehilangan minat untuk hadir.
10. Tidak Melakukan Evaluasi Setelah Acara
Setelah acara selesai, banyak penyelenggara langsung meninggalkan evaluasi dan tidak melakukan follow-up. Padahal, evaluasi adalah langkah penting untuk meningkatkan kualitas acara di masa mendatang. Dengan melakukan evaluasi, Anda bisa mengetahui apa saja yang berjalan baik dan bagian mana yang perlu ditingkatkan.
Selain itu, jangan ragu untuk meminta feedback dari para tamu melalui survei online atau form umpan balik. Evaluasi ini akan memberikan masukan yang berharga untuk penyelenggaraan acara berikutnya, dan juga menunjukkan kepada tamu bahwa perusahaan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik.
Mengadakan event korporat oleh event organizer membutuhkan perencanaan dan persiapan yang matang. Hindari kesalahan-kesalahan yang dapat merusak pengalaman tamu dan citra perusahaan, seperti mengabaikan anggaran, tidak memahami audiens, atau tidak siap menghadapi masalah tak terduga. Dengan memperhatikan detail-detail kecil dan menghindari kesalahan-kesalahan di atas, Anda dapat memastikan acara berlangsung dengan lancar, meninggalkan kesan positif, dan membangun reputasi baik perusahaan di mata tamu dan mitra bisnis.
No Comments