25 Nov 10 Langkah Ciptakan Konvensi Sukses dan Berdampak
Konvensi menjadi salah satu acara yang jadi primadona para brand, terutama ketika ingin memperkenalkan produk barunya. Konvensi memungkinkan pelanggan lama dan baru bertemu satu sama lain dan berinteraksi langsung dengan brand.
Menyelenggarakan konvensi membutuhkan banyak perencanaan, tetapi hasilnya akan sepadan. Konvensi disinyalir efektif meningkatkan brand awarness bahkan tidak sedikit yang berakhir pada penjualan. Namun hanya segelintir yang mampu mewujudkannya.
Hal itu karena membangun konvensi yang istimewa diperlukan dukungan sumber daya manusia yang mumupuni serta biaya yang tidak sedikit. Jangan salah, banyak juga pemilik bisnis yang justru merugi setelah mengadakan konvensi.
Nah, buat Anda yang tertarik membuat sebuah konvensi, berikut panduan langkah demi langkah tentang cara merencanakan konvensi yang sukses:
Tentukan tujuan
Tahap awal yang harus diperhatikan betul adalah menetapkan tujuan diadakannya konvensi. Apa yang ingin Anda hadirkan untuk peserta serta keuntungan yang bisa mereka dapat jika bersedia menghadiri konvensi. Jika ini konvensi pertama Anda, sebaiknya jangan dulu menetapkan target penjualan, namun fokuslkah untuk menambah jejaring sosial lebih dulu.
Pilih tema
Memilih tema yang menarik dan unik dapat membantu Anda memasarkan acara dan menarik peserta untuk mendaftar. Misalnya, Anda dapat memberikan tema baru yang menarik untuk konvensi teknologi tahunan Anda seperti “Menjangkau Masa Depan” atau “Cakrawala Baru dalam Teknologi.
Saat merancang tema, jangan lupakan riset mengenai tren masa kini. Sehingga audiens yang bisa dijangkau dapat lebih luas. Jika target peserta adalah kaum manula Anda bisa membawa tren tren masa lalu ke masa kini namun dengan sedikit setuhan yang lebih segar.
Tentukan anggaran
Berapa biaya yang dikeluarkan untuk menyelenggarakan acara ini? Lihat data kehadiran acara sebelumnya untuk memperkirakan berapa banyak biaya yang harus dikeluarkan. Melalui data tersebut kita juga dapat menenukan darimana saja pos pos yang bisa menjadi pemasukan, misalnya sponshorship atau penjualan tiket.
Jalin hubungan dengan sponsor. Selain penjualan tiket, sponsor acara merupakan bagian penting dari pendanaan konvensi Anda. Hubungi perusahaan untuk menanyakan apakah mereka ingin mensponsori acara Anda. Pastikan untuk mempromosikan manfaat yang akan mereka terima sebagai imbalan atas dukungan mereka, seperti peluang pemasaran yang besar.
Brand boleh saja merugi saat mengadakan konvensi. Namun, akan lebih baik jika biaya pengeluaran dapat ditutupi dengan pemasukan, agar keuangan perusahaan tidak terlalu goyang.
Pilih tempat
Apakah Anda pernah menyelenggarakan konvensi serupa di masa lalu? Jika ya, dapatkah Anda menggunakan tempat yang sama? Jika tidak, cari tempat yang dapat menampung jumlah audiens Anda. Pastikan tempat tersebut berada di lokasi yang mudah diakses, seperti dekat kota besar atau bandara. Pastikan juga tempat tersebut memiliki akomodasi yang Anda butuhkan, seperti peralatan multimedia atau tempat parkir yang memadai di lokasi.
Atur logistik
Logistik ini meliputi makanan, penginapan, dan transportasi. Makanan merupakan bagian penting dari perencanaan acara apa pun, terutama jika konvensi Anda berlangsung selama beberapa hari. Pilih katering atau undang restoran lokal atau truk makanan ke acara Anda. Selain itu, jika konvensi Anda akan mengundang tamu dari luar kota, Anda perlu merekomendasikan hotel tempat mereka menginap selama acara berlangsung. Terakhir, tentukan apakah Anda perlu menyediakan transportasi dari tempat parkir di luar lokasi atau hotel di dekatnya.
Undang pembicara atau tamu istimewa
Tamu istimewa yang Anda undang ke acara Anda dapat menjadi insentif utama bagi orang-orang untuk menghadiri acara. Misalnya, beberapa orang menghadiri konvensi buku komik hanya karena ingin bertemu langsung dengan aktor atau penulis favorit mereka. Tentukan tamu istimewa mana yang paling menarik atau berpengaruh bagi para peserta dan hubungi mereka untuk menanyakan apakah mereka ingin hadir di konvensi Anda.
Buat jadwal
Tentukan urutan acara untuk konvensi Anda. Berikan waktu yang cukup di antara acara agar para peserta dan tamu istimewa dapat beristirahat.
Rekrut staf acara dan relawan
Anda akan membutuhkan bantuan untuk memastikan acara Anda berjalan lancar. Rekrut staf acara dan relawan untuk memainkan peran penting di seluruh acara. Hubungi relawan dan staf acara sebelumnya untuk mengetahui apakah mereka tertarik untuk berpartisipasi. Untuk menarik orang agar mendaftar, tawarkan insentif yang berharga seperti pembayaran atau tiket masuk acara gratis.
Susun materi dan strategi pemasaran
Tanpa rencana pemasaran yang kuat, Anda tidak akan dapat mempromosikan acara ke khalayak ramai, yang berarti Anda bisa gagal mencapai target kehadiran. Buat berbagai macam materi pemasaran untuk semua platform komunikasi, termasuk media sosial, email, surat langsung, situs web, pamflet, dan siaran pers untuk outlet media lokal.
Uji coba peralatan
Sehari sebelum acara berlangsung sebaiknya lakukan geladi resik untuk memastikan bahwa semua kelengkapan acara sudah siap. Lakukan uji joba untuk seluruh peralatan penunjang seperti laptop, kamera atau infokus dan mintalah konfirmasi dari vendor Anda untuk memastikan Anda benar-benar siap untuk hari acara.
itulan 10 langkah menciptakan konvensi yang sukses dan berdampak. Perlu diingat jika Anda tidak memiliki tim yang kompeten untuk mengadakan berbagai acara MICE (Meeting, Incentive, Conference Anda Ekshibition) sebaiknya cari vendor sebagai event organizer. Pengalaman mereka dapat meringankan pekerjaan Anda.
Ingat setelah acara Anda berakhir, pekerjaan Anda belum selesai. Sebagai penyelenggaran berusahalan untuk tetap terkoneksi dengan seluruh tim seperti relawan, pembicara, dan peserta. Ucapkan terima kasih kepada semua orang atas partisipasi dan upaya mereka dalam menyukseskan konvensi Anda. Hal ini akan meninggalkan kesan positif, yang akan meningkatkan peluang peserta, staf acara, dan sponsor untuk berpartisipasi lagi dalam konvensi Anda di masa mendatang.
No Comments