29 Jan 10 Checklist Sukses Event Organizer dalam Menyelenggarakan Event Perusahaan Berskala Nasional
Menyelenggarakan event Perusahaan berskala nasional tidaklah mudah. Melibatkan audiens yang lebih besar, sarana dan sumber daya manusia yang terlibat pun semakin banyak. Jika tidak ditangani oleh event organizer berpengalaman, rancangan event yang ingin diwujudkan sulit terlaksana.
Karena itu, bagi Anda pemilik Perusahaan berskala nasional saat ingin mengadakan event sebaiknya cari vendor event organizer berpengalaman seperti Watermark Indonesia. Watermark sudah terbiasa menangani event besar dari brand-brand kenamaan dalam dan luar negeri.
Tips Sukses Event Organizer dalam Menyelenggarakan Event Perusahaan Berskala Nasional
Lantas bagaimana Watermark event organizer selama ini bekerja dalam mewujudkan event Impian para brand? Setidaknya ada 10 checklist yang menjadi acuan dan referensi:
1. Event Organizer Wajib Lakukan ini Saat Pra-perencanaan
- Event Organizer menentukan tujuan dan sasaran acara agar berjalan baik
- Menyiapkan anggaran awal dan mengamankan pendanaan
- Menunjuk tim perencanaan dan promosi
- Menetapkan jadwal untuk pertemuan perencanaan
- Memilih tanggal acara
- Merencanakan pembuatan papan nama, lencana, dan tiket
2. Pendaftaran dan sponsor
- Event Organizer menetapkan prosedur pendaftaran dan jadwal biaya
- Menetapkan prosedur untuk pengajuan dan pemilihan pembicara atau proposal
- Menetapkan prosedur untuk pendaftaran vendor
3. Tempat acara
- Menentukan anggaran sewa dan membandingkan pilihan tempat acara
- Menentukan persyaratan tempat acara (ruang, akomodasi, dll.)
- Menegosiasikan biaya dan ketentuan tempat acara
- Merancang tata letak ruang
- Memverifikasi kebutuhan material dan peralatan
4. Pembicara dan pengajar
- Menyiapkan pembicara utama dan pemimpin lokakarya
- Menilai dan mengkonfirmasi persyaratan pembicara
- Menyiapkan kontrak pembicara dan perjanjian biaya
- Mengatur detail perjalanan, penginapan, dan makan untuk pembicara
5. Promosi
- Mengembangkan rencana promosi yang komprehensif
- Menerbitkan jadwal acara
- Mengintegrasikan sponsor dan pembicara di situs web
- Menerapkan strategi keterlibatan pra-acara (kontes, hadiah)
- Menawarkan diskon pendaftaran awal
6. Merencanakan kegiatan
- Mencantumkan semua kegiatan (lokakarya, istirahat, makan, dll.)
- Membuat jadwal acara yang detail
- Menyiapkan jadwal individual untuk setiap acara/kegiatan
- Merencanakan kegiatan interaktif untuk keterlibatan peserta (hadiah, media sosial, dll.)
- Mengkonfirmasi semua materi cetak (jadwal acara, materi sponsor, materi pembicara)
7. Event Organizer Menyusun draf konsumsi dan akomodasi
- Minuman dan akomodasi
- Memesan akomodasi untuk peserta dari luar kota
- Merencanakan opsi transportasi untuk peserta (transfer bandara, petunjuk arah)
- Mengatur minuman dan makanan
8. Event Organizer Menyiapkan Kelengkapan Sarana
- Memastikan event menggunakan sarana yang diperlukan peserta
- Memastikan event didukung peralatan dengan teknologi terbarukan
- Memastikan daya listrik, air dan jaringan internet cukup untuk seluruh peserta
- Memastikan alat yang digunakan oleh pembawa acara, pengisi acara dan audiens tidak mengalami kerusakan
9. Staf
- Menyiapkan staf pendaftaran dan layanan peserta
- Memastikan ketersediaan staf untuk penyiapan vendor dan navigasi peserta
- Mengatur staf katering atau staf sesuai permintaan untuk minuman
- Menyewa staf keamanan untuk acara tersebut
10. Lakukan ini Pasca Acara
- Menindaklanjuti dengan pembicara, vendor, dan peserta
- Melakukan survei pasca-acara untuk mengumpulkan umpan balik
- Menawarkan diskon atau pendaftaran awal untuk acara mendatang
- Melanjutkan promosi pasca-acara
Event perusahaan berskala nasional adalah acara besar. Penting untuk tetap terorganisir dan merencanakan jauh-jauh hari. Selalu ikuti perkembangan inovasi dan lakukan yang terbaik untuk menggunakan teknologi terbaru untuk meningkatkan komunikasi, dan mengelola tugas secara efisien. Selain itu, perhatikan jadwal acara, pastikan seimbang dan realistis, serta hindari memuat terlalu banyak kegiatan. Tentunya percayakan semua kepada event organizer berpengalaman Watermark Indonesia.
Ingin event Anda terlihat lebih profesional dan mudah dikenali? Gunakan Watermark Event Organizer sekarang dan pastikan setiap dokumentasi acara membawa identitas brand Anda secara konsisten.
No Comments