18 Feb Tim Event Organizer, Pastikan Ini 5 Ceklis yang Harus Ada di Event Hybrid
Dalam dunia event organizer saat ini mengenal istilah event hybrid. Event Hybrid (acara hibrida) merujuk pada jenis acara yang mempertemukan peserta secara langsung namun dalam ruang virtual. Model ini memungkinkan peserta hadir secara fisik ditempat maupun dari jarak jauh melalui platform daring. Tujuan utama acara hibrida adalah melibatkan audiens yang lebih luas, acara yang lebih fleksibel dan memberikan pengalaman berbeda kepada audiens. Event hybrid menawarkan perpaduan antara interaksi tatap muka tradisional dengan keterlibatan teknologi digital yang moderen.
Acara virtual berlangsung secara daring, menawarkan aksesibilitas tetapi interaksi fisik terbatas. Acara hibrida menggabungkan elemen virtual dan tatap muka, melayani audiens lebih luas dengan fleksibilitas kehadiran jarak jauh dan keterlibatan langsung. Sementara acara virtual hemat biaya dan inklusif, acara hibrida cocok untuk konferensi dan pameran dagang, perpaduan dinamis antara jangkauan global.
5 Ceklis Event Organizer yang Harus Ada di Event Hybrid
Event hybrid ini terhitung baru dalam industri MICE (meeting, incentive, convention, event). Wajar jika belum banyak event organizer yang mampu mewujudkan event hybrid.
Setidaknya ada 5 ceklis yang harus Anda selesaikan ketika akan mengadakan event hybrid,berikut pemaparannya:
1. Buat Tujuan Acara yang Spesifik
Dalam proses perencanaan acara hybrid, langkah pertama yang harus dilakukan event organizer adalah menentukan tujuan yang jelas dan terukur serta tujuan khusus untuk acara tersebut. Ini melibatkan penentuan tujuan utama acara, apa yang ingin dicapai oleh penyelenggara acara, dan hasil yang diharapkan. Menetapkan tujuan sangat penting karena memberikan landasan yang kuat untuk pengambilan keputusan dan memastikan semua aspek acara hybrid selaras dengan hasil .
Langkah ini sangat penting untuk acara hybrid dibandingkan dengan acara tatap muka biasa. Karena integrasi komponen tatap muka dan virtual memerlukan perencanaan yang cermat untuk melibatkan audiens fisik dan online secara efektif.
Contoh sasaran acara hybrid:
-Meningkatkan tampilan demo produk online sebesar 30% selama acara hybrid, memamerkan fitur perangkat lunak kepada peserta virtual.
-Memfasilitasi setidaknya 500 pertemuan tatap muka virtual antara tim pengembangan perangkat lunak dan calon klien untuk mendorong perolehan prospek.
-Hasilkan minimal 200 penyebutan di media sosial dengan tagar acara untuk menciptakan perbincangan dan memperluas jangkauan merek selama dan setelah acara hibrida.
2. Tetapkan Anggaran Secara Detail
Anggaran acara hybrid dapat dihitung dengan mempertimbangkan berbagai faktor termasuk biaya teknologi, biaya produksi, pemasaran, dan biaya operasional lainnya. Sangat penting untuk mempertimbangkan anggaran di awal proses, terutama untuk acara hybrid. Karena acara ini sering kali memerlukan biaya tambahan untuk langganan platform virtual, peralatan streaming langsung, konektivitas internet, dan dukungan teknis.
Dengan membahas anggaran di awal, perencana acara dapat membuat keputusan yang tepat. Mengalokasikan sumber daya secara efektif, dan memastikan pengalaman hybrid yang lancar yang selaras dengan tujuan dan harapan audiens mereka.
Berikut tiga kiat praktis untuk membantu Anda menetapkan anggaran yang komprehensif dan realistis:
-Bedakan biaya langsung dan virtual:
Identifikasi dan pisahkan biaya yang terkait dengan aspek langsung dan virtual. Ini akan membantu Anda mengalokasikan sumber daya secara efektif dan memahami dampak finansial dari setiap komponen. Pertimbangkan faktor-faktor seperti biaya tempat, peralatan audio-visual, staf untuk acara fisik, serta langganan platform virtual, peralatan streaming langsung, dan dukungan teknis audiens online.
-Rencanakan untuk kemungkinan-kemungkinan yang tidak terduga
Acara hibrida dapat menghadirkan tantangan yang tidak terduga, jadi sangat penting untuk mengalokasikan sebagian anggaran untuk kemungkinan-kemungkinan yang tidak terduga. Masalah teknis yang tidak terduga, perubahan di menit-menit terakhir, atau persyaratan tambahan dapat muncul selama proses perencanaan. Memiliki dana cadangan kemungkinan akan memastikan Anda dapat menangani situasi-situasi ini tanpa mengorbankan kualitas acara.
-Evaluasi strategi penjualan tiket
Jelajahi opsi penjualan tiket berjenjang untuk peserta langsung dan virtual. Menawarkan paket tiket yang berbeda dapat membantu menghasilkan pendapatan dan memenuhi berbagai anggaran dan preferensi peserta.
3. Kembangkan Persona Audiens dalam Event Hybrid
Dalam proses perencanaan acara hybrid, penting mempertimbangkan persona audiens, yang merupakan representasi fiktif dari berbagai jenis peserta yang diharapkan hadir di acara tersebut. Setiap persona mewujudkan karakteristik, preferensi, dan kebutuhan spesifik yang membantu penyelenggara acara memahami beragam audiens mereka.
Persona ini penting untuk dipertimbangkan saat merencanakan acara hybrid. Karena memberikan wawasan berharga tentang ekspektasi dan preferensi keterlibatan peserta langsung dan virtual. Menyesuaikan pengalaman acara untuk memenuhi persona ini memastikan acara yang lebih personal dan menarik. Konsep ini yang mengarah pada peningkatan kepuasan peserta dan hasil yang sukses.
Audiens hybrid harus dibagi menjadi dua kelompok besar: delegasi langsung dan delegasi online. Delegasi langsung mencakup siapa saja yang hadir secara fisik di tempat acara, sementara delegasi online akan berpartisipasi dari jarak jauh melalui platform virtual. Penting untuk dicatat bahwa setiap kelompok dapat terdiri dari beberapa persona dengan minat, preferensi, dan latar belakang yang berbeda-beda.
4. Tentukan Tanggal
Penyelenggara acara atau event organizer harus memilih tanggal acara hybrid dengan saksama, dengan mempertimbangkan beberapa faktor utama. Pertimbangan umum meliputi ketersediaan pembicara dan peserta utama, acara khusus industri, dan preferensi penjadwalan audiens langsung dan daring. Salah satu keuntungan signifikan dari acara hybrid adalah peningkatan fleksibilitas dalam memilih tanggal karena acara dapat mengakomodasi ketersediaan perjalanan peserta langsung dan zona waktu peserta yang bervariasi. Fleksibilitas ini memungkinkan perencana acara untuk mengoptimalkan kehadiran dan keterlibatan, memastikan pengalaman yang lebih inklusif dan nyaman bagi semua peserta.
5. Event Organizer Temukan Platform Daring
Penyelenggara acara harus memilih tempat langsung yang sesuai dan platform penyelenggaraan daring yang tepat. Elemen-elemen praktis ini penting untuk ditetapkan secara bersamaan karena keduanya berjalan beriringan untuk memastikan pengalaman acara yang kohesif dan lancar. Tempat langsung yang dipilih harus memiliki teknologi dan infrastruktur yang diperlukan untuk mendukung komponen virtual, sementara platform penyelenggaraan daring harus melengkapi pengaturan fisik acara.
Di bawah ini diuraikan tiga hal utama yang harus diperhatikan dalam hal tempat fisik atau platform daring.
Tempat fisik
Infrastruktur teknologi – Tempat tatap muka harus memiliki infrastruktur teknologi yang kuat. Termasuk konektivitas internet berkecepatan tinggi, peralatan audio-visual, dan kemampuan streaming langsung yang andal untuk mendukung interaksi virtual yang lancar.
Fleksibilitas ruang – Ruang serbaguna yang dapat mengakomodasi peserta tatap muka dan pengaturan produksi virtual yang diperlukan sangatlah penting. Ini termasuk area khusus untuk presenter virtual, tim produksi, dan peralatan.
Tata letak yang ramah hibrida – Tata letak yang mendorong keterlibatan dan interaksi di antara peserta tatap muka. Mencakup area bagi peserta virtual untuk terhubung secara virtual, yang mendorong pengalaman yang kohesif antara kedua kelompok audiens
Platform daring
Antarmuka yang ramah pengguna – Platform yang intuitif dan mudah dinavigasi memastikan peserta virtual dapat mengakses konten acara dengan lancar tanpa kesulitan teknis.
Skalabilitas dan keandalan – Platform harus dapat diskalakan untuk menangani jumlah peserta yang tinggi dan andal untuk mencegah waktu henti. Gangguan selama acara berlangsung, pengalaman virtual yang lancar bagi semua peserta.
Itulah 5 ceklis yang harus dilengkapi event organizer ketika berencana mengadakan event hibrida. Jika enggan direpotkan dengan segala persiapan tersebut Watermark Indonesia dapat membantu Anda menciptakan event hibrida impian. Watermark Indonesia adalah salah satu EO yang berpengalaman mengadakan acara hybrid. Anda bisa berdiskusi dengan Watermark untuk mewujudkan berbagai event yang diimpikan.
No Comments