30 Sep Tantangan Event Organizer Saat Menggelar Acara Launching Brand Otomotif di Luar Pulau
Menyelenggarakan acara launching brand otomotif, khususnya mobil, adalah tugas yang kompleks dan menantang bagi event organizer. Tantangan ini akan semakin besar ketika acara tersebut digelar di luar pulau, jauh dari pusat logistik dan akses yang lebih mudah. Meskipun begitu, banyak brand besar yang memilih lokasi-lokasi eksotis atau kota-kota besar di luar pulau Jawa untuk memperkenalkan produk terbaru mereka, demi mendekatkan diri dengan konsumen di berbagai daerah.
Seperti event Terios 7 Wonders dari Daihatsu yang sukses digelar, Daihatsu mengajak beberapa media pilihan untuk menjelajahi keindahan alam dan budaya Ternate dan Halmahera. Menggunakan tujuh unit Daihatsu New Terios, tim ini menjelajahi tujuh destinasi menakjubkan yang disebut 7 Wonders.
Untuk meraih kesuksesan tersebut, berikut adalah beberapa tantangan utama yang sering dihadapi Event Organizer dalam situasi tersebut.
1. Logistik dan Pengangkutan Barang
Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi adalah masalah logistik. Acara peluncuran mobil biasanya melibatkan pengiriman unit kendaraan, peralatan panggung, layar besar, dan elemen-elemen dekoratif yang berat. Mengirim semua ini ke lokasi yang jauh dan terpencil membutuhkan perencanaan matang, karena EO harus memastikan bahwa semua barang tiba tepat waktu tanpa kerusakan.
Keterbatasan akses transportasi, seperti terbatasnya frekuensi kapal laut atau pesawat kargo, dapat memperpanjang waktu pengiriman. Di samping itu, biaya pengiriman barang ke luar pulau seringkali jauh lebih tinggi, sehingga EO harus pintar-pintar menyusun anggaran logistik.
2. Koordinasi dengan Vendor Lokal
Event di luar pulau sering kali mengharuskan EO untuk bekerja sama dengan vendor lokal, seperti penyedia panggung, katering, atau dekorasi. Koordinasi dengan vendor lokal bisa menjadi tantangan tersendiri karena mungkin terdapat perbedaan standar kerja, kualitas layanan, atau ketersediaan sumber daya.
Selain itu, tidak semua daerah memiliki vendor dengan fasilitas atau pengalaman dalam menangani acara besar seperti launching otomotif. EO harus berupaya lebih keras dalam melakukan survei dan memilih vendor yang mampu menyediakan layanan yang sesuai dengan standar dan ekspektasi klien.
3. Kendala Teknis dan Ketersediaan Teknologi
Acara peluncuran mobil biasanya melibatkan presentasi teknologi canggih dan pertunjukan visual, seperti video mapping, lighting yang kompleks, dan sound system kelas atas. Di beberapa daerah luar pulau, akses terhadap teknologi semacam ini mungkin terbatas. Event Organizer harus siap membawa peralatan tambahan atau menyewa dari kota besar terdekat, yang tentu saja akan menambah biaya dan risiko logistik.
Selain itu, keterbatasan infrastruktur, seperti akses listrik yang stabil atau jaringan internet yang kuat, juga bisa menjadi masalah teknis yang mempengaruhi kelancaran acara.
4. Adaptasi terhadap Kondisi Lokal
Event Organizer yang beroperasi di luar pulau harus beradaptasi dengan kondisi lokal, mulai dari cuaca, budaya, hingga regulasi daerah. Jika acara diadakan di lokasi terbuka, perubahan cuaca yang tak terduga seperti hujan deras atau angin kencang bisa mengacaukan jadwal acara. Oleh karena itu, Event Organizer harus memiliki rencana cadangan untuk mengatasi hal-hal tak terduga.
Tak hanya itu, setiap daerah memiliki aturan dan regulasi yang berbeda-beda, termasuk izin keramaian, peraturan lingkungan, dan protokol kesehatan. Mengabaikan hal ini dapat berujung pada penundaan acara atau bahkan pembatalan.
5. Manajemen Tim dan Sumber Daya Manusia
Membawa seluruh tim Event Organizer ke luar pulau bukan hanya soal biaya, tetapi juga soal manajemen sumber daya manusia. Tim harus siap bekerja di lingkungan yang mungkin asing dan jauh dari fasilitas penunjang yang biasa mereka gunakan di kota asal. Ada tantangan psikologis seperti kelelahan karena perjalanan panjang atau adaptasi terhadap lingkungan baru yang bisa mempengaruhi performa kerja mereka.
Merekrut tenaga kerja lokal mungkin menjadi solusi, tetapi ini juga memerlukan pelatihan tambahan untuk memastikan bahwa mereka memahami visi dan standar pelaksanaan acara.
6. Anggaran dan Biaya yang Lebih Tinggi
Mengadakan acara di luar pulau jelas memerlukan anggaran yang lebih besar dibandingkan acara serupa di pusat kota atau wilayah yang lebih dekat. Mulai dari biaya transportasi, akomodasi tim, hingga penyewaan alat-alat dan layanan lokal, semuanya membutuhkan perhitungan yang matang agar tetap sesuai dengan budget yang telah disetujui klien. EO harus pandai mengelola keuangan agar acara dapat berjalan sesuai rencana tanpa overbudget.
Menggelar acara launching brand otomotif di luar pulau bukanlah hal yang mustahil, namun membutuhkan persiapan ekstra dari sisi logistik, vendor, dan manajemen tim. Event Organizer harus dapat mengantisipasi berbagai kendala yang mungkin muncul dan memiliki solusi yang tepat untuk mengatasinya. Dengan perencanaan yang matang dan fleksibilitas dalam menghadapi tantangan, acara peluncuran mobil di luar pulau dapat berlangsung dengan sukses dan memberikan dampak yang maksimal bagi brand tersebut.
No Comments