Bagaimana Membuat Virtual Event yang Baik? Ini 4 Strategi Event Organizer Sukseskan Event Virtual

26 Mar Bagaimana Membuat Virtual Event yang Baik? Ini 4 Strategi Event Organizer Sukseskan Event Virtual

Kemajuan teknologi saat ini mendorong industri periklanan bermertamorfosis, termasum event organizer. Jika dulu terbiasa merancang event dengan massa besar dan ditempat yang besar, kini event organizer harus mampu menciptakan event fantastis diruang yang lebih sempit.

Hal ini hanya dapat tercipta ketika kita merancang event virtual dan hybrid. Bukan itu saja, bahkan kini pembuatan iklan komersial pun tak melulu menggunakan lokasi outdoor namun juga indoor dengan bantuan teknologi greenscreen.

4 Strategi Event Organizer Sukseskan Event Virtual

Ketika brand maupun event organizer berencana membuat event dengan audiens generasi z, maka kita tak bisa jauh dari penggunaan teknologi terkini. Cara-cara tradisional seperti pameran dagang, seminar dan diskusi publik mungkin sudah tidak lagi menarik.

Sebagai gantinya berbagai acara virtual dan hybrid yang mengambil peran, dimana para peserta tidak bertatap muka secara langsung, namun tetap mengenal dan berinterkasi antara satu dengan lainnya.

Jika ingin menciptakan event-event virtual berkesan ini 4 strategi yang bisa brand dan event organizer terapkan:

1. Event Organizer Memiliki Stabilitas Platform dan Rencana Cadangan

Memastikan stabilitas platform penting untuk keberhasilan acara virtual. Masalah teknis, seperti volume lalu lintas yang tinggi, atau gangguan yang tidak terduga, dapat mengganggu pengalaman, yang menyebabkan frustrasi bagi peserta dan potensi hilangnya keterlibatan. 

Coblah gunakan platform manajemen acara yang andal yang memastikan pengiriman yang lancar, bahkan di tengah lalu lintas yang padat, sehingga mengurangi risiko gangguan teknis selama acara Anda. Dengan menggunakan platform manajemen acara, Anda dapat menjaga stabilitas platform dan memberikan pengalaman yang lancar bagi peserta.

Di sisi lain, tidak ada sistem yang kebal terhadap masalah yang tidak terduga. Itulah mengapa memiliki rencana cadangan itu penting. Anda dapat mengurangi dampak gangguan teknis dengan:

• Menerapkan layanan streaming sekunder yang dapat mengambil alih jika platform utama gagal.
• Menyiapkan sesi pra-rekaman yang dapat diperkenalkan dengan lancar jika streaming langsung menghadapi masalah.
• Memantau kinerja sistem secara real-time untuk secara proaktif mengatasi potensi masalah sebelum meningkat.

2. Event Organizer Melengkapi Alat Bantu Audiens Interaktif

Melibatkan audiens Anda selama acara virtual sangat penting untuk keberhasilannya. Alat bantu interaktif seperti obrolan langsung, sesi Tanya Jawab, jajak pendapat, dan survei membantu mengubah penonton yang tadinya pasif menjadi lebih aktif, membuat mereka tetap terlibatselama acara.

Dengan menggabungkan alat bantu ini, Anda dapat:

• Menciptakan peluang untuk keterlibatan secara langsung, yang memungkinkan peserta untuk menanggapi konten dan pembicara saat acara berlangsung.
• Memupuk rasa kebersamaan, karena peserta dapat berinteraksi satu sama lain, mengajukan pertanyaan, dan berbagi pemikiran mereka.
• Mengumpulkan umpan balik yang berharga melalui survei dan jajak pendapat, yang dapat membantu Anda memahami preferensi audiens dan meningkatkan acara mendatang.

3. Analisis Waktu Nyata

Analisis waktu nyata sangat penting selama acara virtual karena memungkinkan Anda memantau metrik utama dan membuat penyesuaian saat acara berlangsung. Wawasan langsung ini memberikan informasi berharga tentang bagaimana peserta berinteraksi dengan konten Anda.

Ini keuntungan jika kita dapat  melacak data waktu nyata:

• Tingkat keterlibatan audiens, seperti berapa banyak orang yang berpartisipasi secara aktif atau berinteraksi dengan acara.
• Tingkat pembatalan, yang menunjukkan kapan dan di mana peserta meninggalkan acara, yang menunjukkan potensi titik ketidaktertarikan atau masalah teknis.
• Popularitas sesi, membantu Anda mengidentifikasi sesi atau segmen mana yang paling menarik bagi audiens Anda.

Metrik waktu nyata ini memungkinkan Anda untuk bereaksi dengan cepat. Jika keterlibatan menurun atau sesi berkinerja buruk, Anda dapat menyesuaikannya dengan mengubah format sesi, mendorong interaksi, atau memecahkan masalah teknis.

4. Moderasi dan Dukungan Konten

Mengelola moderasi konten dan memberikan dukungan selama acara virtual penting untuk menjaga lingkungan yang profesional. Moderasi yang efektif memastikan bahwa peserta tetap fokus pada cara. Hal ini menciptakan pengalaman yang lebih lancar bagi semua peserta dan membantu menegakkan kredibilitas acara. Secara paralel, tim dukungan teknis khusus penting untuk menangani masalah teknis yang dapat muncul secara tidak terduga.

Untuk mencapai hal ini, penting untuk memiliki:

• Tim moderasi konten proaktif yang dapat mengelola obrolan publik, sesi tanya jawab, dan elemen interaktif lainnya. Mereka harus memantau percakapan yang tidak sesuai topik atau perilaku yang mengganggu dan melakukan intervensi bila perlu.
• Tim dukungan teknis waktu nyata yang dapat membantu peserta dengan masalah teknis umum seperti masalah audio atau video, tantangan konektivitas, dan navigasi platform. Respons cepat mereka dapat mencegah masalah kecil meningkat menjadi gangguan besar.