Event Organizer Terbaik untuk Perusahaan: Cara Menyelenggarakan Event Corporate yang Profesional

16 Apr Event Organizer Terbaik untuk Perusahaan: Cara Menyelenggarakan Event Corporate yang Profesional

Rahasia keberhasilan event corporate adalah perencanaan yang matang. Hal ini tak lepas dari kemampuan event organizer terbaik yang perusahaan miliki. Semua orang memang bisa merancang acara, namun tidak semua bisa menghasilkan event yang memorable.

Ketika merancang acara, event organizer terbaik harus merancang banyak variabel seperti anggaran, tanggal, vendor, logistik, komunikasi internal, dan harapan para peserta. Tanpa metodologi yang jelas event yang direncanakan bisa saja gagal.

Kabar baiknya adalah bahwa setiap acara perusahaan dapat disusun dalam langkah yang jelas. Sebanyak apapun peserta yang hadir, metodologinya tetap sama.

5 Langkah Event Organizer Menyelenggarakan Event Corporate yang Profesional:

1. Event Organizer Menentukan Objective atau Tujuan Event

Sebelum menentukan vendor dan lokasi acara, event organizer harus lebih dulu memastikan tujuan event. Apa tujuan utama yang ingin dicapai perusahaan harus menjadi ide besarnya.

Biasanya ada dua objective ketika perusahaan ingin mengadakan event corporate yakni memperkuat budaya perusahaan dan rasa kebersamaan, merayakan pencapaian atau tonggak penting, melatih atau menyelaraskan tim pada strategi baru, menciptakan koneksi antar departemen yang biasanya tidak bekerja sama, atau mempertahankan pelanggan yang sudah ada dengan pengalaman yang berkesan.

Tujuan menentukan segalanya, misalnya untuk event pelatihan strategis kita perlu menyiapkan ruangan dan peralatan teknis khusus. Sementara untuk event corporate yang fokus menumbuhkan rasa kebersamaan biasanya acaranya lebih banyak dilakukan secara outdoor misalnya family gathering atau retret perusahaan.

Tujuan yang spesifik dan terukur memudahkan kita merancang aktivitas yang lebih terarah.

2. Tetapkan Anggaran yang Realistis

Anggaran adalah faktor yang paling memengaruhi keputusan selanjutnya. Acara perusahaan standar mencakup item utama berikut:

• sewa tempat (antara 20% dan 35% dari total anggaran), katering dan minuman (25-40%),
• kegiatan atau hiburan (15-25%),
• logistik dan transportasi (10-15%), dan
• produksi teknis seperti audiovisual atau dekorasi (5-15%).

Salah satu kesalahan yang paling sering terjadi adalah menghitung anggaran tanpa margin cadangan. Kejadian tak terduga dapat terjadi seperti perubahan jumlah peserta di menit-menit terakhir, kebutuhan teknis yang tidak terduga, atau kondisi cuaca yang memaksa perubahan rencana. Selalu sisihkan tambahan 10-15% untuk kejadian tak terduga.

3. Pilih Tanggal dengan Bijak

Memilih tanggal mungkin tampak sepele, tetapi hal itu secara langsung memengaruhi jumlah peserta dan biaya. Tanggal yang buruk dapat merusak perencanaan berbulan-bulan.

Hindari tanggal yang bertepatan dengan periode beban kerja tinggi bagi perusahaan Anda, seperti penutupan triwulan atau peluncuran penting. Periksa kalender untuk hari libur lokal dan nasional. Pertimbangkan liburan sekolah jika staf Anda memiliki anak kecil. Dan periksa acara eksternal yang relevan yang dapat memengaruhi logistik, seperti pameran, kongres, atau acara olahraga besar di kota yang dipilih.

Waktu persiapan juga penting. Untuk acara dengan lebih dari 50 orang, Anda membutuhkan minimal 6-8 minggu persiapan. Untuk acara besar dengan lebih dari 200 peserta atau yang melibatkan perjalanan, rencanakan 3-4 bulan sebelumnya. Ini memberi Anda ruang untuk bernegosiasi dengan vendor dan mendapatkan harga yang lebih baik.

4. Pilih format yang tepat

Format acara harus selaras dengan tujuan yang Anda tetapkan pada langkah pertama. Tidak ada format yang secara universal lebih baik, hanya format yang lebih atau kurang sesuai untuk setiap situasi.

Format yang paling umum untuk acara di luar kantor atau retret perusahaan sangat cocok untuk penyelarasan strategis dan penguatan tim. Acara ini menjauhkan tim dari lingkungan biasa mereka dan memfasilitasi percakapan yang berbeda. Makan malam atau pesta perusahaan terutama berfungsi untuk merayakan dan mengungkapkan rasa terima kasih, serta menjalin kedekatan antara karyawan.

Tatap muka, hibrida, atau virtual?

Menurut data industri terbaru, acara hibrida sudah mencakup 18-25% dari semua acara perusahaan. Namun, untuk tujuan kohesi tim, format tatap muka tetap jelas lebih unggul. 80% profesional lebih menyukai acara tatap muka ketika tujuannya adalah untuk menciptakan koneksi interpersonal. Event organizer menggunakan format hibrida atau virtual untuk pelatihan teknis atau komunikasi satu arah di mana interaksi pribadi tidak terlalu penting.

5. Mencari dan Membandingkan Vendor

Di sinilah kita akan banyak kehilangan waktu berminggu-minggu. Mencari tempat, meminta penawaran, membandingkan pilihan, menegosiasikan persyaratan. Prosesnya bisa menjadi tak berujung tanpa metodologi. Hanya event organizer terbaik dan berpengalaman yang mampu melakukan negosiasi yang sama-sama menguntungkan.

Vendor apa saja yang dibutuhkan? Tergantung pada formatnya, Anda perlu menggabungkan beberapa vendor seperti tempat atau ruang, katering, perusahaan aktivitas, transportasi, produksi teknis dan audiovisual, serta dekorasi atau tema. Masing-masing memiliki proses perekrutan, ketentuan pembayaran, dan persyaratannya sendiri.