18 Apr Event Organizer Jakarta, Bagaimana Tips Memilih Vendor Terbaik untuk Acara Perusahaan
Saat membangun sebuah acara Perusahaan, event organizer Jakarta tak bisa lepas dari dukungan vendor. Vendor adalah pihak ketiga yang menyediakan, menjual atau memasok bahan baku, produk atau jasa kepada perusahaan lain untuk mendukng operasional.
Ada vendor yang khusus menyediakan catering, pengadaan tempata sampai penyediaan alat elektronik penunjang event,
Namun tidak semua vendor memiliki kualitas yang sama, sebagai event organizer Jakarta Watermark Indonesia sudah berpengalaman bekerjasama dengan berbagai vendor.
Tips Event Organizer dalam Memilih Vendor
Setidaknya adalah 5 hal yang harus dicek sebelum memutuskan bekerjasama dengan sebuah vendor, berikut pemaparannya:
1. Rekam Jejak dan Pengalaman Industri
Rekam jejak dan pengalaman adalah faktor penting dalam industri acara. Vendor yang telah berkecimpung selama 10 tahun lebih telah melewati berbagai kondisi pasar, bekerja dengan berbagai tempat, dan menyelesaikan banyak masalah.
Ada hal yang perlu diperhatikan yakni berapa lama mereka telah beroperasi, seberapa besar tim yang dimiliki, jumlah acara yang diselenggarakan setiap tahun, jenis acara yang mereka khususkan (pameran dagang, konferensi, pameran konsumen) dan tempat-tempat yang sering mereka ajak kerjasama.
Jawaban yang tidak jelas tentang pengalaman atau proyek masa lalu adalah sinyal bahwa vendor tersebut kurang berpengalaman. Tidak ada studi kasus atau portofolio yang dapat diverifikasi menandakan klien mereka yang masih terhitung jari.
2. Event Organizer Memastikan Kualitas Tim Vendor
Vendor yang dipenuhi sumber daya manusia berkualitas juga akan menghasilkan output yang baik. Kemampuan mereka menunjukkan kualitas yang lebih baik, waktu penyelesaian yang lebih cepat, dan lebih sedikit masalah koordinasi.
Beberapa ciri tim yang berkualitas dalah memiliki tim desain khusus yang berpengalaman. Memiliki fasilitas manufaktur untuk pembuatan stand, memiliki alat produksi sendiri untuk grafis dan pencetakan, memiliki tim instalasi dan pembongkaran sendiri
Mengapa semua ini penting? karena dengan tim internal yang kompeten mereka dapat menyelesaikan masalah dengan cepat. Tidak perlu menunggu pemasok pihak ketiga atau saling menyalahkan antar beberapa perusahaan.
3. Transparan
Event organizer Jakarta harus memastikan transparasi harga ketika memilih vendor. Vendor profesional memberikan penawaran yang jelas dan terperinci.
Apa yang termasuk dalam harga transparan:
- Rincian semua biaya
- Penjelasan yang jelas tentang apa yang termasuk/tidak termasuk
- Spesifikasi ketentuan dan jadwal pembayaran
- Kebijakan pembatalan dan perubahan
- Pemicu biaya tambahan yang dinyatakan dengan jelas
- Detail pertanggungan asuransi dan kewajiban
Event organizer wajib waspada dengan penawaran yang nampak terlalu rendah, perhatikan detail seperti “biaya-biaya lain”, ini harus disebutkan jelas angkanya agar tidak menjadi biaya tersembunyi yang muncul dikemudian hari.
4. Memiliki Inisiatif
Vendor yang baik tidak hanya memberikan apa yang kita minta tapi berusaha untuk menyempurnakannya dengan lebih baik. Misalnya menyarankan perbaikan, dan menciptakan stan yang benar-benar berfungsi.
Vendor yang memiliki inisiatif tinggi dapat menjadi teman diskusi, mulai dari bebagi konsep ide, visualisasi desain hingga memberikan saran-saran terkait event. Pemberian saran ini menunjukkan luasnya pengalaman mereka di industri event.
Bersama vendor Anda dapat melakukan diskusi singkat mengenai tujuan event, anggatan, audiens, riset pesaing, tren idustri bahkan mengenai perencanaan tata letak untuk penggunaan ruang yang optimal.
5. Kemampuan Logistik
Logistik pameran adahal hal kompleks. Keberadaan vendor dengan cakupan nasional akan membuat semuanya berjalan lebih lancar.
Kemampuan logistik yang perlu diverifikasi antara lain kuantitas vendor menyelenggarakan acara, pengetahuan tentang persyaratan dan peraturan tempat penyelenggaraan tertentu, hubungan dengan staf tempat penyelenggaraan, sistem transportasi dan pengiriman yang andal, peralatan untuk menangani pembangunan yang besar atau kompleks dan Rencana cadangan untuk masalah umum.
Itulah beberapa ceklis yang harus dipastikan oleh event organizer Jakarta ketika memilih vendor. Selian kualitas kuantitas vendor dalam industri event juga harus jadi pertimbangan untuk memastikan event yang diimpikan bisa terwujud.
No Comments