Kesalahan Umum dalam Memilih Event Organizer dan Cara Menghindarinya

03 Mar Kesalahan Umum dalam Memilih Event Organizer dan Cara Menghindarinya

Memilih Event Organizer sangat penting dalam menentukan kesuksesan acara. Pasalnya reputasi dan kesuksesan perusahaan ditentukan dari keberhasilan acara. Itulah mengapa tahap memilih event organizer jadi waktu krusial.

Terlebih jika event yang akan diselenggarakan masuk kategori MICE (Meetings, Incentives, Conferences & Exhibitions)  dibutuhkan skill khusus untuk menangani event MICE yang lebih banyak diadakan secara indoor.

Setidaknya ada puluhan event organizer MICE di Indonesia yang bisa jadi pilihan. Namun, menentukan salah satu yang terbaik tidaklah mudah. Bahkan banyak perusahaan yang merasa tertipu karena ternyata salah memilih event organizer dan berakhir dengan gagalnya event.

Kesalahan Umum dalam Memilih Event Organizer dan Cara Menghindarinya

Buat Anda yang belum berpengalaman membuat event, hindari kesalahan umum dibawah ini dalam memilih event organizer baik untuk kepentingan event MICE maupun acara umum lainnya:

Event Organizer Tidak memeriksa rekam jejak

Salah satu kesalahan umum yang paling sering dilakukan ketika mencari jasa event organizer adalah tidak memeriksa latar belakang EO. Percaya begitu saja hanya karena rekomendasi teman atau rekan bisnis. Padahal tidak semua EO memiliki cara kerja yang selaras dengan kita.

Karena itu sebelum memutuskan bekerja ama, cek rekam jejak mereka. Bila perlu minta portofolio berbagai event yang pernah mereka tangani. Tanyakan pada beberapa mantan klien mereka mengenai etos kerja dan pengalaman bekerjasama.

Tidak memerhatikan kualitas

Seringkali kita tertipu dengan iklan yang berisi mengenai ajakan untuk menggunakan salah satu EO. Nyatanya banyak penyedia jasa event organizer sebenarnya tidak banyak pengalaman, namun membuat portofolio seakan-akan mereka adalah Event Organizer besar.

Menentukan kualitas EO tidak bisa hanya dengan mempelajari dokumen semata. Kita harus mengajak mereka untuk berdiskusi, dengan begitu akan terlihat kualitas mereka mulai kualitas ide hingga sarana dan prasarana yang mereka miliki.

Memilih Event Organizer yang kurang up-date

Pada kenyataannya tidak sedikit EO yang kurang up to date dengan industri event. Mereka ini biasanya masih berkutat di industri event tradisional. Padahal sekarang ini kita membutuhkan orang-orang yang fleksibel dan adaptif dengan perubahan teknologi.

Anda bisa mengetahui kemampuan dan wawasan Event Organizer ketika berdiskusi langsung dengan mereka. Tanyakan apakah mereka selalu melibatkan penggunaan teknologi imersiv atau masih mengandalkan kamera biasa?

Jangan ragu untuk memutus kerjasama di awal, ketika Anda merasa mereka tidak mampu menyediakan apa yang perusahaan butuhkan. Karena ini berkaitan dengan budget yang nantinya dikeluarkan.

Tidak Mengecek Vendor

Menentukan bagus tidaknya event organizer juga bisa kita lakukan dengan mengecek berbagai vendor yang bekerjasama dengan mereka. Mulai dari vendor gedung, catering, sound system hingga entertainment.

Jika terbukti telah memiliki vendor tetap, jangan ragu untuk bekerjasama dengan EO ini karena sudah terbukti dapat dipercaya. Kepastian kerjasama dengan vendor juga dapat menguntungkan klien, karena biasanya klien bisa mendapatkan harga diskon melalui bantuan Event Organizer.

Intinya kesalahan yang sering dilakukan Perusahaan Ketika memilih event organizer Adalah tidak memeriksa latar belakang secara detail. Saat ini banyak EO dengan spesialisasi khusus yang bisa Anda pilih. Jadi pilihlah dengan lebih selektif.

Watermark Indonesia bisa menjadi salah satu partner Anda untuk berbagai kebutuhan mulai dari produk launching, seminar, relationship building hingga temu komunitas. Lewat pengalaman dengan berbagai brand besar Indonesia, Watermark Indonesia akan berusaha memberikan event yang tak terlupakan.