Tantangan yang Sering Dihadapi Event Organizer di Lapangan dan Cara Mengatasinya

20 Feb Tantangan yang Sering Dihadapi Event Organizer di Lapangan dan Cara Mengatasinya

Industri event organizer tidaklah mudah. Agensi penyelenggara acara menghadapi berbagai tantangan. Bukan hanya memenuhi ekspektasi klien EO jug harus menghadapi ketidakpastian pasarm dan tekanan untuk menyelenggarakan acara yang luar biasa terlepas dari faktor eksternal.

Bahkan saat acara berlangsung berbagai masalah turut hadir. Jika tidak berpengalaman bukan tidak mungkin event yang direncanakan berakhir gagal. Berikut adalah tantangan yang sering dihadapi event organizer profesional di lapangan dan cara mengatasinya.

Tantangan yang Sering Dihadapi Event Organizer di Lapangan

Cuaca Buruk

Cuaca buruk seperti hujan, badai angin dan petir adalah kondisi yang tidak bisa dihindari. Karena itu kita harus selalu waspada kendati acara diselenggarakan didalam gedung yang aman.

Selalu siapkan tempat kedua sebagai rencana cadangan, upayakan lokasinya tidak jauh dari lokasi utama. Sehingga jika harus memindahkan venue, peserta pun tidak harus mengeluarkan tenaga atau biaya ekstra untuk melakukannya.

Pertimbangkan untuk membeli asuransi acara atau cuaca jika acara ditunda atau dibatalkan. Ini sangat penting jika acara Anda menjual tiket karena tamu perlu mendapatkan pengembalian dana. Buat rencana acara B, C, D, dan E. Ini menunjukkan bawa event organizer bertanggung jawab pada keseluruhan acara.

Kekurangan Staf

Kekurangan staf merupakan masalah serius bagi sebuah acara. Dan seringkali hal ini baru terlihat jelas pada hari H, ketika sudah terlambat untuk melakukan apa pun. Jadi, pencegahan adalah kunci utama.

Sebelum acara diselenggarakan diskusikan dengan pemangku kepentingan mengenai apa saya yang dibutuhkan selama acara berlangsung. Tuliskan setiap judul atau fungsi peran yang diinginkan beserta deskripsi terperinci tentang apa yang akan menjadi tanggung jawab mereka.

Menghitung berapa banyak anggota staf yang Anda butuhkan jika hanya 25% dari peserta Anda yang hadir. Kemudian hitung berapa banyak anggota staf yang Anda butuhkan jika 75% dari peserta Anda hadir. Pekerjakan jumlah orang sesuai kebutuhan dan selalu memiliki data staf cadangan yang bisa dipanggil kapanpun.

Pengeluaran berlebihan atau Over Budget

Pengeluaran berlebihan untuk acara adalah tantangan besar bagi event organizer profesional. Penganggaran adalah aspek yang paling menantang dalam perencanaan acara

Karena banyak hal kecil yang berubah atau muncul secara tak terduga selama proses perencanaan acara, sebaiknya Anda menjaga pengeluaran tetap rendah. Bandingkan anggaran acara sebelumnya dan nilai tentukan mana yang harus menjadi prioritas dan tidak.

Atau, jika Anda baru dalam perencanaan acara, jangan ragu untuk meminta data dari acara-acara perusahaan sebelumnya sehingga Anda dapat memahami berapa banyak yang biasanya mereka habiskan untuk setiap acara.

Penting juga untuk memastikan bahwa Anda menilai semua permintaan perubahan terkait acara melalui sudut pandang bagaimana perubahan tersebut akan memengaruhi anggaran dan jadwal Anda.

Kelebihan Peserta

Mendadak kelebihan peserta adalah kesalahan dalam perencanaan acara. Karena hal ini berimbas pada masalah lain seperti ketersediaan catering dan kursi. Untuk mengantisipasi hal ini, sebaiknya berlakukan tiket masuk atau hanya mengizinkan tamu dengan undangan khusus.

Jika, kelebihan peserta ini berasal dari klien. Sebaiknya sediakan ruang khusus untuk mereka. Karena itulah sebelum mengadakan acara diskusikan berapa kemungkinan peserta yang akan hadir. Namun ketika menyusun anggaran sebaiknya dibuat 25% lebih banyak. Hal ini untuk mengantisipasi kelebihan peserta yang bisa terjadi kapanpun.

Event Organizer Menghadapi Peralatan Rusak

Kerusakan pada alat yang digunakan selama acara berlangsung bisa saja terjadi. Namun sebenarnya hal ini bisa dihindari jika event organizer menyediakan waktu yang cukup untuk melakukan pengecekan dan tentunya dengan tenaga ahli dibidangnya.

Jangan lewatkan detail-detail seperti pengadaan catering, souvenir dan bahkan alat pendukung sound system. Detail seperti ini dapat terlewatkan dalam proses perencanaan acara yang rumit, tetapi berpikir ke depan dan berkomunikasi dengan semua orang, mulai dari manajer hubungan tempat acara hingga perusahaan katering Anda hingga tim papan nama Anda, akan sangat membantu memastikan acara dimulai dan berakhir dengan baik.

Sulit Menemukan Venue

Mengadakan acara di tanggal-tanggal tertentu tidaklah mudah. Sebab kita harus bersaing dengan event planer lain yang menginginkan tanggal cantik untuk acara mereka. Karea itu sebaiknya event diadakan jauh hari setidaknya 6 bulan sebelum acara berlangsung pencarian venue sudah dilakukan.

Lebih baik lagi jika sebagai event organizer sudah mengantongi kontak pemilik venue sehingga dapat dengan mudah melakukan reservasi ataupun meminta potongan harga. Jangan lupa untuk lakukan riset tentang venue yang akan digunakan melalui google review maupun media sosial.

Ada Kalanya Event Organizer Tertipu Vendor

Tidak sedikit event organizer yang tertipu vendor mulai dari vendor catering, sound system dan bahkan venue acara. Lakukan pengecekan backgorund mengenai vendor yang akan diajak kerjasama dapat membantu meminimalisir kemungkinan kita tertipu.

Buat surat perjanjian yang detial dan bermaterai. Ini memastikan mereka bertanggung jawab penuh jika terjadi sesuatu. Jangan membayar penuh vendor di muka, sebaiknya lakukan down payment terlebih dulu untuk melihat kredibilitasnya.

Itulah beberapa tantangan yang sering dihadapi event organizer rprofesional dilapangan. Hanya EO berpengalaman yang mampu melewati tantangan ini salah satunya Watermark Indonesia yang sudah dipercaya oleh berbagai brand besar Indonesia untuk menjadi mitra dalam pembuatan event mereka.