Tips Memilih Event Organizer yang Tepat untuk Acara Corporate dan MICE

30 Jan Tips Memilih Event Organizer yang Tepat untuk Acara Corporate dan MICE

Event atau acara corporate menjadi bagian dari branding Perusahaan. Lewat event, visi misi dan reputasi ditentukan. Karena itu brand harus selektif memilih event organizer yang tepat untuk acara corporate dan MICE (Meetings, Incentives, Conferences & Exhibitions).

Event organizer berpengalaman hapal betul bagaimana mengubah konsep menjadi event yang berkesan. Didukung dengan prasarana yang terbarukan EO mampu mewujudkan apapun jenis event corporate & MICE yang diinginkan.

Salah satu Event Organizer yang dapat membantu Anda mengubah ide menjadi realitas Adalah Watermark Indonesia. Event organizer dengan spesialisasi MICE yang sudah berpengalaman menangani brand-brand besar ini akan membantu mewujudkan harapan Perusahaan Anda.

Tips Memilih Event Organizer yang Tepat untuk Acara Corporate dan MICE

Tidak semua event organizer memiliki kemampuan menangani event corporate dan MICE, khususnya bagi mereka yang tidak punya dukungan prasarana memadai dan teknologi terbarukan. Begini tips memilih event organizer yang tepat untuk acara corporate dan MICE Anda:

Sebelum Menentukan Event Organizer, Tentukan Dulu Budget

Sebelum memulai pencarian EO, perusahaan harus lebih dulu menentukan tujuan yang jelas dan batasan budget yang bisa dikeluarkan. Apa tujuan perusahaan? Apakah meluncurkan produk baru? Merayakan pencapaian perusahaan atau sekadar belajar bersama lewat workshop perusahaan?

Menentukan tujuan yang jelas akan membantu Anda mempersempit pilihan dan menemukan EO yang memiliki spesialisasi dengan jenis acara yang Anda inginkan. Pembatasan anggaran ini penting, karena biasanya EO akan menawarkan beragam paket. Jika tidak memiliki tujuan jelas, paket yang Anda pilih bisa jadi kurang sesuai dengan kebutuhan awal.

Penting Riset Event Organizer Mana Paling rekomen

Setelah menentukan anggaran, kini waktunya untuk riset beberapa nama Event Organizer yang terkenal akan keberhasilannya. Anda dapat memanfaatkan sosial media, AI, atau googling saja dengan keyword yang spesifik seperti “Daftar EO terbaik di Jakarta”. Lihat ulasan pada google review dan ricek kembali lewat sosial media mereka, apakah ada komentar negatif atau tidak.

Cek portofolio mereka dengan melihat deretan brand yang pernah bekerjasama. Pastikan ada brand yang sejenis atau bisnisnya mirip dengan brand Anda, sehingga sudah dipastikan mereka berpengalaman.

Cek Pengalaman dan Testimoni

Gali lebih jauh soal portofolio mereka, seperti lingkup atau besaran event yang pernah mereka tangani. Dengan begitu Anda bisa memperkirakan apakah mereka sanggup mewujudkan event yang Anda impikan atau tidak. Pastikan juga EO yang Anda pilih sudah terdaftar sebagai perusahaan resmi. Hal ini untuk menghindari pelanggaran hukum yang bisa saja terjadi di masa mendatang. EO yang berpengalaman tahu bahwa mereka harus kuat secara hukum untuk meningkatkan rasa percaya klien.

Bertemu Tatap Muka dengan Tim EO

Buat daftar kontak Event Organizer yang menjadi incaran Anda dan buatlah janji dengan mereka. Bertemu secara tatap muka akan memberikan Anda gambarkan bagaimana kualitas dan kinerja mereka. Sebelum melakukan pertemuan pastikan Anda sudah mengantongi berbagai materi yang ingin dibicarakan. Setidaknya ada 3 kunci yang bisa Anda gunakan untuk menilai kualitas sebuah EO:

-Komunikasi, pastikan apakah mereka cukup responsif atau cepat dalam menjawab pertanyaan Anda. Lihat pula bagaiaman cara mereka menjawab, jika penjelasannya dapat dengan mudah Anda pahami artinya mereka memang sudah ahli dibidangnya

-Kreatifitas, diskusikan ide awal Anda dengan mereka dan lihat bagaiamana responnya. Apakah konsep yang diajukan kreatif dan inovatif? Pastikan EO yang Anda pilih memberikan perspektif yang berbeda yang membuat rancangan event nanti jadi luar biasa

-Referensi, Anda bisa mengecek kinerja EO dengan menghubungi langsung brand yang pernah bekerjasama.

Evaluasi Layanan EO

EO yang berpengalaman memiliki penawaran layanan lengkap, mulai dari konsultasi, perancangan, produksi hingga publikasi. Beberapa hal yang mesti Anda pastikan antara lain kelengkapan logistik, kelengkapan alat, kelengkapan hiburan dan pengalaman bekerjasama dengan venue-venue terbaik. Bandingkan layanan tersebut antara satu EO dengan EO lain dan pilihlah yang menurut Anda dapat memenuhi kebutuhan event.

Itulah beberapa tips memilih event organizer yang tepat untuk acara corporate dan MICE. Pastikan memilih Event Organizer yang berpengalaman dan seperti Watermark Indonesia.