02 Dec Pro dan Kontra Penggunaan Aplikasi Manajemen Event dalam Industri MICE
Industri MICE (meeting, incentive, convention, event) kini berkembang sangat pesat. Tidak lagi hanya berkutat di bidang pariwisata industri MICE juga jamak ditemukan di lini bisnis lain. MICE menjadi cara bagi para pemilik bisnis untuk memperkenalkan dan memasarkan produknya.
Event menjadi salah satu primadona para pemilik usaha. Event dianggap efektif tidak hanya untuk memamerkan produk naun juga menyokong pembelian. Tentunya, harus difasilitasi dengan ide yang menarik.
Penyelenggaraan acarapun kini menjadi semakin rumit, yang membutuhkan perencanaan, koordinasi, dan pelaksanaan yang cermat. Baik itu konferensi perusahaan, pernikahan, atau festival berskala besar, setiap acara memiliki tantangan tersendiri.
Karena memerlukan kompetensi khusus, kini banyak penyelenggara acara juga memanfaatkan perangkatlunak manajemen acara. Aplikasi ini dirancang untuk menyederhanakan proses perencanaan, mengotomatiskan tugas, dan memberikan pembaruan secara real-time, sehingga memudahkan penyelenggara untuk tetap menjalankan tanggung jawab mereka.
Pro dan Kontra Penggunaan Aplikasi Manajemen Event dalam Industri MICE
Meski sudah jamak digunakan para pelaku bisnis, namun masih ada juga yang menganggap bahwa aplikasi manajemen event merusak sistem yang sudah ada sejak dulu serta membunuh beberapa lini pekerjaan. Berikut adalah pro dan kontra mengenai penggunaan aplikasi manajemen event dalam industri MICE:
Proses Perencanaan Sederhana vs Biaya Berlangganan
Perangkat lunak manajemen acara memungkinkan penyelenggara untuk menyederhanakan seluruh proses perencanaan, sehingga lebih efisien dan tidak mudah terjadi kesalahan. Perangkat lunak ini memusatkan semua aktivitas perencanaan, menyediakan satu platform tempat Anda dapat mengelola setiap aspek acara.
Hal ini karena aplikasi manajemen acara didukung oleh layanan penjadwalan otomatis sehingga dapat mengirim pengingat kesetiap penggunana, memastikan tidak ada jadwal yang terlewat. Sayang seluruh kemudahan ini juga harus Anda bayar.
Salah satu kerugian signifikan dari perangkat lunak manajemen acara adalah biaya awal yang tinggi yang terkait dengan pembelian dan penerapan alat-alat ini, yakni biaya lisensi dan biaya pelatihan. Bagi bisnis kecil atau perencana independen, biaya ini bisa sangat memberatkan.
Untuk mengatasi hal ini, perusahaan dapat memulai dengan versi perangkat lunak dasar yang lebih terjangkau, secara bertahap meningkatkannya saat mendapatkan lebih banyak pemasukan.
Fitur Lengkap vs Ketidakmampuan untuk Menguasainya
Rencana komunikasi sangat penting untuk keberhasilan acara apa pun, dan perangkat lunak manajemen acara unggul dalam hal ini. Perangkat lunak ini menyediakan platform komunikasi terpusat yang memastikan semua pemangku kepentingan mendapatkan informasi terkini.
Setiap perubahan yang dibuat dalam perangkat lunak akan langsung dikomunikasikan kepada semua pihak terkait, mencegah kesalahpahaman.
Perangkat lunak ini juga didukung dengan fitur berbagi dokumen, sehingga memudahkan pendistribusian berkas penting seperti kontrak, jadwal, dan bagan tempat duduk.
Sayangnya tidak semua orang mampu mempelajari dan memaksimalkan fitur ini. Menguasainya mungkin memerlukan waktu, terutama bagi tim yang baru mengenal alat-alat tersebut. Tidak sedikit platform perangkat lunak memiliki desain rumit yang sulit dinavigasi.
Mempelajari cara menggunakan perangkat lunak secara efektif memerlukan waktu dan upaya. Serta kemungkinan adanya resiko pengguna mungkin membuat kesalahan yang dapat memengaruhi hasil acara.
Untuk mengatasi tantangan ini, perencana dapat berinvestasi dalam sesi pelatihan menyeluruh dan memulai dengan acara yang lebih kecil untuk membangun kepercayaan pada perangkat lunak.
Kemudahan vs Ketergantungn pada Teknologi
Mengotomatisasi tugas-tugas berulang merupakan salah satu manfaat paling signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen acara. Fitur ini memungkinkan perencana acara untuk fokus pada aspek-aspek yang lebih penting.
Berbagai aplikasi manajemen event dapat menangani pendaftaran acara, termasuk pemrosesan pembayaran, konfirmasi, dan email tindak lanjut.Juga didukung dengan pengingat otomatis memastikan tidak ada tenggat waktu yang terlewat, sehingga acara tetap berjalan sesuai rencana. Perangkat lunak ini dapat secara otomatis mengumpulkan dan menganalisis data dari acara tersebut, yang memberikan wawasan berharga untuk perencanaan di masa mendatang.
Namun seluruh layanan ini menjadikan kita ketergantungan dengan teknologi. Terlalu bergantung pada perangkat lunak manajemen acara dapat menimbulkan masalah jika timbul masalah teknis, yang berpotensi mengganggu seluruh proses perencanaan.
Misalnya saat perangkat lunak macet, aktivitas perencanaan acara dapat terhenti. Perangkat lunak juga masih mungkin tidak beradaptasi dengan baik terhadap perubahan menit terakhir atau kebutuhan acara yang unik.
Selain itu masih ada ancaman keamanan siber karena kita menyimpan informasi sensitif dan personal secara digital. Solusi: Untuk mengurangi risiko ini, penting untuk memiliki rencana cadangan, seperti catatan manual atau sistem komunikasi alternatif, untuk memastikan acara dapat berjalan lancar.
Analisis dan Pelaporan Terperinci vs Kurangnya Kemampuan Menghasilkan Ide
Salah satu keunggulan utama perangkat lunak manajemen acara adalah kemampuannya untuk menyediakan analisis dan pelaporan terperinci. Fitur ini memungkinkan penyelenggara menilai keberhasilan acara dan mengidentifikasi kegagalan dalam sebuah event.
Perangkat lunak ini dapat melacak jumlah peserta, demografi, dan tingkat keterlibatan, yang memberikan informasi berharga jika panitian ingin membuat event serupa di masa depan. Selain itu berbagai aplikasi ini ditunjang dengan fitur pelaporan keuangan yang dapat menghasilkan laporan tentang kinerja acara.
Sayangnya karena memberikan data terlalu rinci, acapkali para pengguna yakni panitia acara menjadi sangat bergantung pada aplikasi ini. Sehingga mereka sulit mengembangkan ide yang out of the box karena sudah mengetahui mana ide yang menghasilkan dan mana yang gagal.
Nyatanya, persoalan ide ini sulit sekali dinilai tingkat keberhasilnnya. Pasalnya banyak faktor yang memengaruhi mulai dari waktu pengadaan acara, gender dan tren yang tengah berlangsung. Sehingga sebenarnya kita tidak bisa merancang event dimasa depan hanya dengan data yang kita dapatkan dari event di masa lalu.
Perangkat lunak mungkin dapat memenuhi setiap kebutuhan mendetail Anda terkait pengadaan acara. Namun jangan sampai bergantung 100% karena lambat laun kreatifitasn kita akan menurun. Gunakan aplikasi manajemen event sebagai pendukung saja agar para peserta dan tim lebih dapat terhubung satu sama lain.
No Comments