06 Jun 9 Elemen Penting dalam Manajemen Event
Merencanakan sebuah acara bukanlah tugas mudah. Ada banyak detail yang mesti dipersiapkan mulai dari penganggaran, sponsorship hingga manajemen resiko.
Proses perencanaan acara dapat bervariasi dan sangat kompleks tergantung jenis acara. Pun setelah acara dicanangkan banyak hal lain kemudian yang mesti dilakukan seperti memastikan kehadiran audiens.
Karena ini bukanlah tugas mudah, bagi mereka yang belum berpengalaman sebaiknya menggunakan pihak ketiga seperti Event Organizer. Manajemen event berpengalaman dapat membantu kita menciptakan berbagai acara yang berkesan.
Namun jika ingin mempelajari bagaimana manajemen event yang baik, berikut adalah 9 elemen yang harus diperhatikan:
1. Mengembangkan Tema dan Konsep Acara
Komponen penting pertama dari manajemen acara adalah mengembangkan tema dan konsep acara. Tema yang baik harus sesuai dengan tujuan acara dan mengundang daya tarik. Saat menentukan sebuah tema fokuskan pada audiens yang ingin dijangkau untuk memastikan tema tersebut sesuai dengan mereka.
Setelah tema ditentukan barulah lakukan pencarian ide. Ini termasuk menciptakan dekorasi acara, aktivitas, dan pilihan makanan dan minuman yang unik. Elemen-elemen ini harus melengkapi keseluruhan tema dan membantu menciptakan lingkungan yang menyenangkan untuk dinikmati para tamu.
Saat memikirkan ide untuk acara, pastikan ide ini bisa terealisasi dengan anggaran yang ada. Buat prioritas mengenai apa yang penting dan apa yang bisa diminimalisir, sehingga kita bisa mengefektifkan biaya yang ada.
2. Penganggaran
Setelah mengembangkan tema dan konsep acara, saatnya beralih ke salah satu aspek terpenting dalam manajemen acara yakni perencanaan anggaran. Menetapkan anggaran yang akurat sangat penting untuk memastikan acara berjalan lancar.
Beberapa hal yang masuk dalam poin adalah biaya tempat, biaya katering, biaya dekorasi, biaya hiburan, biaya tenaga kerja, dan item lainnya yang diperlukan.
Ada beberapa langkah penting yang perlu dipertimbangkan ketika menganggarkan sebuah acara. Pertama dan terpenting, teliti vendor untuk menentukan harga yang mereka tetapkan untuk layanan mereka.
Hal ini membantu kita merancang biaya catering dan hiburan. Penting juga untuk memperhitungkan biaya tak terduga yang mungkin timbul selama proses perencanaan. Hal ini dapat mencakup hal-hal seperti biaya tambahan untuk izin atau lisensi yang awalnya tidak dianggarkan.
Buat spreadsheet dengan semua perkiraan biaya Anda dicantumkan berdasarkan kategori setelah Anda melakukan riset dan memperhitungkan potensi pengeluaran tambahan. Dari sana, Anda dapat melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan hingga Anda memiliki anggaran yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda!
3. Pemilihan dan Pengelolaan Tempat
Setelah anggaran ditentukan, sekarang saatnya mulai mencari tempat yang sesuai dengan kebutuhan acara. Ini adalah salah satu aspek perencanaan acara yang paling memakan waktu.
Mulailah dengan membuat daftar tempat-tempat potensial dan teliti lokasi, kapasitas, fasilitas, dan kemudahannya. Kunjungi masing-masing tempat secara pribadi untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang mereka tawarkan dan apakah tempat tersebut cocok untuk acara yang akan dibuat.
Saat memilih lokasi, penting untuk mempertimbangkan semua detailnya, seperti opsi parkir, persyaratan keamanan, aksesibilitas bagi tamu penyandang disabilitas, dan akomodasi lain yang diperlukan. Pertimbangkan juga bagaimana akses pengangkutan perlengkapan acara ke lokasi.
Setelah lokasi dipilih, lakukan pembayaran dan polis asuransi, memesan vendor yang diperlukan, berkoordinasi dengan staf di lokasi, mengelola pengaturan dan pembongkaran, memastikan papan tanda yang tepat, dan mengkomunikasikan perubahan atau pembaruan apa pun tentang lokasi tersebut. tempat sebelum acara. Memperhatikan detail ini akan membantu memastikan acara berjalan lancar.
4. Membuat Jadwal dan Program Acara
Setelah memesan tempat langkah selanjutnya adalah membuat jadwal dan program acara. Menugaskan pekerjaan kepada staf dan sukarelawan, memilih pembicara dan hiburan dan mengatur jadwal acara semuanya tercakup dalam hal ini. Jangan lupa pertimbangkan beberapa peralatan tambahan audio visual untuk acara tersebut, seperti mikrofon atau proyektor.
Sangat penting untuk merencanakan agenda yang menarik dan mendidik yang juga mempertimbangkan potensi kebutuhan logistik. Perencanaan matang membantu kita memastikan acara berjalan lancar dan tepat waktu.
5. Promosi Dan Komunikasi
Saatnya untuk mulai mempromosikan acara setelah jadwal dan program telah ditetapkan. Kita bisa mulai dengan membuat iklan acara secara agresif, memproduksi materi pemasaran seperti pamflet, poster, atau postingan media sosial.
Kembangkan strategi promosi yang efektif dan efisien. Pertimbangkan untuk menggunakan berbagai metode untuk beriklan, seperti iklan cetak, email, atau media sosial.
Pastikan iklan dibuat dengan menarik sehingga dapat mendorong orang untuk hadir. Jangan lupa untuk menyertakan semua detail terkait acara, seperti tanggal, waktu, tempat, aturan berpakaian, harga tiket, dll.
6. Logistik di Tempat
Waktunya telah tiba untuk mulai berkonsentrasi pada logistik di lokasi acara setelah strategi promosi diterapkan dan para tamu telah diundang. Logistik di tempat memerlukan pengawasan segala sesuatu yang terjadi pada hari acara, termasuk penempatan staf, menyiapkan dekorasi, mengatur transportasi untuk setiap peserta VIP, dan menerapkan strategi keamanan.
Untuk menciptakan lingkungan di mana peserta merasa aman dan nyaman, penting untuk memastikan bahwa semua tugas yang berkaitan dengan logistik di lokasi acara diselesaikan dengan segera.
Agar tetap teratur dan memastikan acara berjalan dengan sukses, sebaiknya tetapkan deadline untuk setiap tugas yang harus diselesaikan. Kemampuan mengelola logistik di lokasi acara sangat dibutuhkan agar audiens menikmati sajian selama acara berlangsung.
7. Manajemen Vendor
Manajemen vendor merupakan bagian penting dalam mengatur sebuah acara. Event Organizer dapat merancang acara yang memberikan pengalaman luar biasa kepada peserta dengan bekerja sama dengan vendor yang tepat.
Memilih vendor mungkin sulit karena pastinya kita ingin memastikan vendor tersebut dapat dipercaya namun dengan harga terjangkau.
Penting juga untuk memastikan bahwa setiap vendor mengetahui kebutuhan kita. Susunlah kontrak secara spesifik yang menentukan rentang pekerjaan mereka, jadwal pengiriman, dan syarat pembayaran.
Menjaga kontak dengan vendor setelah memilih mereka sangat penting untuk keberhasilan proyek. Selain itu, pastikan untuk mengevaluasi pekerjaan mereka sebelum acara sehingga kita memiliki cukup waktu untuk melakukan revisi yang diperlukan pada menit-menit terakhir.
Rahasia mengelola vendor secara efektif adalah bersikap proaktif dan terorganisir dengan baik. Salah satu vendor berpengalaman yang bisa kamu percaya adalah Watermark Indonesia.
8. Manajemen Risiko Dan Krisis
Perencanaan acara harus mencakup manajemen risiko dan krisis dengan sangat rinci. Sangat penting untuk mempersiapkan diri menghadapi potensi bahaya yang timbul saat menyelenggarakan acara apa pun . Hal ini mencakup persiapan menghadapi kemunduran teknis yang tidak terduga, masalah terkait cuaca, dan kemungkinan lain yang tidak terduga.
9. Manajemen Staf
Hal terakhir tak kalah penting adalah bagaimana kita mengatur staf yang bekerja agar agenda yang direncanakan dapat berjalan mulus. Pilihlah staf berpengalaman dan mau belajar serta memiliki gaya komunikasi yang baik. Jangan lupa untuk bekerjasama dengan staf ahli jika acara yang dibuat melibatkan penggunaan teknologi terbarukan.
Itulah 9 elemen penting dalam manajemen event yang mesti diperhatikan. Jika tidak percaya diri untuk memulai sendiri serahkan ide-ide brilian kamu pada Watermark Indonesia. Salah satu event organizer yang berpengalaman menciptakan berbagai acara online maupun offline yang berkesan.
No Comments