05 Dec 7 Tips Merancang Event Corporate
Event corporate dapat menjadi salah satu cara bagi perusahaan untuk lebih terhubung dengan karyawan, client dan mitra mereka. Beberapa event corporate yang sering diadakan perusahaan antara lain gathering, seminar dan outing.
Event dianggap sebagai salah satu bentuk komunikasi perusahaan dengan karyawan juga menjadi bentuk rasa terimakasih pemilik bisnis akan kesetiaan para karyawan. Karena momen ini sangat penting, biasanya dibutuhkan divisi khusus yang merancang perihal event corporate.
Namun, biasanya perusahaan lebih sering menunjuk pihak ketika yakni Event Organizer (EO) untuk merancang dan mengeksekusi event corporate mereka. Merencanakan acara untuk perusahaan bisa jadi sulit karena memerlukan anggaran besar, logistik rumit dan melibatkan berbagai pemangku kepentingan.
7 Tips Merancang Event Corporate
Jenis event corporate ada beragam diantaranya; rapat, pelatihan, konferensi, peluncuran produk, aktifitas tim building, pameran dagang, retret perusahaan dan upacara penghargaan.
Acara-acara tersebut dirancang untuk mendukung tujuan bisnis dan membangun hubungan dengan pemangku kepentingan. Jika Anda berencana mengadakan event corporate berikut ada beberapa tips yang bisa diaplikasikan:
1. Tetapkan tujuan yang jelas
Idealnya sebuah event corporate dirancang untuk satu tujuan. Namun faktanya seringkali perusahaan enggan merugi, sehingga berusaha memasukkan sebanyak mungkin tujuan dalam satu acara. Harapannya tentu saja untuk meminimalkan biaya.
Untuk mendapatkan hasil maksimal, fokuskan saja untuk satu tujuan. Misalnya, menggelar diskusi panel dengan para pemimpin industri. Acara seperti ini memungkinkan peserta terlibat dalam percakapan yang bermakna dan membangun koneksi dengan mereka.
Nah jika ingin mendapatkan manfaat lain, kita bisa menyiasatinya dengan mengundang ahli atau pembicara dari luar perusahaan. Selain itu wajibkan para karyawan untuk menyebarkan acara tersebut di media sosial masing-masing.
Dengan begitu perusahaan pun mendapatkan dua keuntungan, yakni personal branding positif yang disebarkan oleh pembicara dan peserta sekaligus merekatkan loyalitas karyawan kepada perusahaan.
2. Buat rencana terperinci
Pertimbangkan detail utama seperti tempat, tanggal, waktu, agenda, dan jajaran pembicara atau penampil. Anda juga dapat menyertakan logistik, pendaftaran peserta, atau tindak lanjut pasca-acara. Pencatatan yang detial akan membantu panitia mengeksekusi ide acara tepat waktu.
Kembangkan rencana manajemen risiko bersamaan dengan rencana acara Anda. Identifikasi potensi risiko seperti pembatalan pembicara, kegagalan teknis, atau bahkan bencana alam. Uraikan strategi mitigasi dan rencana cadangan untuk setiap risiko.
3. Petakan sesi
Buat jadwal terperinci yang menguraikan waktu sesi, misalnya waktu istirahat, waktu tanya jawab dan waktu diskusi. Alokasikan waktu tertentu untuk setiap sesi, berikan waktu yang cukup untuk sesi Tanya Jawab agar event berlangsung lebih interaktif.
Sertakan aktivitas seperti lokakarya interaktif, diskusi panel, dan pidato utama agar peserta tetap tertarik dan terlibat selama acara. Selain itu, adakan sesi jaringan untuk membantu peserta membangun koneksi yang berharga.
Jangan sampai karena pemetaan sesi yang kurang tepat, para peserta asik sendiri atau tidak memperhatikan acara yang sedang berlangsung.
4. Anggaran
Saat mengalokasikan dana, terapkan pendekatan penganggaran berbasis nol yang membenarkan setiap pengeluaran dari awal daripada mendasarkannya pada acara sebelumnya. Kemudian, alokasikan dana untuk kategori tertentu, seperti:
Lokasi: Biaya sewa, asuransi, biaya persiapan, dan pembersihan
Katering: Biaya makanan, biaya minuman, staf layanan
Pemasaran: Iklan, barang promosi, kampanye media sosial
Hiburan: Biaya artis, sewa peralatan, aktivitas tambahan
Terapkan sistem penganggaran berjenjang untuk memprioritaskan pengeluaran:
Harus dimiliki: Elemen penting yang tanpanya acara tidak dapat berlangsung (misalnya, lokasi, peralatan AV dasar)
Bagus untuk dimiliki: Elemen yang menyempurnakan acara tetapi tidak penting (misalnya, pilihan katering premium, hiburan tambahan)
Jika anggaran memungkinkan: Barang mewah atau tambahan yang dapat ditambahkan jika ada anggaran berlebih (misalnya, pembicara utama terkenal, pengalaman VIP)
Melacak pengeluaran Anda selama proses perencanaan dapat membantu Anda menghindari pengeluaran yang melebihi anggaran dan melakukan penyesuaian di menit-menit terakhir. Selain itu, sertakan dana darurat sebesar 5-10% dari total anggaran untuk memperhitungkan pengeluaran tak terduga atau perubahan di menit-menit terakhir.
5. Pilih tempat yang tepat
Pilih tempat yang sesuai dengan tujuan acara Anda dan menawarkan kemudahan bagi peserta. Pertimbangkan seberapa cocok tempat tersebut dengan tema, kapasitas, dan jumlah audiens. Tempat tersebut harus mencerminkan tujuan acara dan citra merek Anda sekaligus menawarkan fasilitas yang tepat.
Pertimbangkan faktor-faktor seperti:
Aksesibilitas bagi penyandang disabilitas
Pilihan tempat parkir
Kapasitas tempat
Lokasi
Fasilitas dan amenitas
Suasana dan estetika
Biaya dan paket
Staf dan layanan
Fleksibilitas dan kustomisasi
Ulasan dan rekomendasi
Mempertimbangkan faktor-faktor ini dapat membantu Anda memilih tempat yang tepat yang juga menawarkan kemudahan bagi semua orang.
6. Promosikan acara
Untuk acara corporate promosi acara memang tidak terlalu penting karena hanya akan dihadiri oleh karyawan perusahaan. Namun bentuk promosi ini dapat menciptakan personal branding yang baik dikalangan masyarakat luas. Pelanggan, klien maupun masyarakat awam dapat menilai bagaimana cara perusahaan merawat karyawannya.
Gunakan berbagai saluran untuk mempromosikan acara Anda secara efektif, seperti:
Platform media sosial
Kampanye pemasaran email
Situs web perusahaan
Iklan berbayar
Forum dan grup komunitas
7. Kelola pendaftaran secara efisien
Ketika jalan menuju pendaftaran dimulai dengan lancar, peserta cenderung melanjutkan perjalanan mereka dengan mudah, yang membuka jalan bagi keterlibatan dan kepuasan yang lebih tinggi selama acara berlangsung. Sederhanakan proses pendaftaran dengan formulir yang mudah digunakan Lacak informasi peserta, preferensi, dan persyaratan khusus yang mungkin mereka miliki melalui formulir ini.
Ada berbagai software manajemen event yang dapat Anda pilih untuk mendukung kebutuhan ini. Sehinga perusahaan tak perlu membuatnya secara manual. Penggunaannya pun mudah sehingga siapapun dapat mempelajarinya dengan cepat.
Itulah 7 tips merancang event corporate. Watermark Indonesia dapat membantu Anda mewujudkan event corportate impian karena telah berpengalaman mengadakan acara serupa. Didukung dengan teknologi terbarukan dan sumberdaya manusia yang kompeten, Watermark Indonesia berupaya membantu mewujudkan harapan para pemilik bisnis.
No Comments