07 Oct 7 Hal yang Harus Dihindari Agar Eksibisi atau Pameran Dagang Berjalan Sukses
Menggelar sebuah acara eksibisi atau pameran dagang bukanlah perkara mudah. Banyak aspek yang harus diperhatikan agar acara berjalan sukses dan memberikan dampak positif, baik bagi penyelenggara (event organizer) maupun peserta. Namun, ada juga jebakan-jebakan yang bisa menyebabkan acara berakhir dengan kegagalan. Jika Anda ingin acara pameran atau eksibisi Anda berjalan mulus dan mencapai tujuan yang diinginkan, berikut adalah 7 hal yang harus dihindari.
Kurangnya Perencanaan yang Matang
Acara yang sukses selalu diawali dengan perencanaan yang matang. Salah satu kesalahan fatal yang sering dilakukan penyelenggara pameran dagang adalah kurangnya perencanaan yang mendetail. Menganggap enteng langkah ini bisa menjadi awal kehancuran acara Anda. Mulai dari pemilihan tempat, waktu, hingga target pasar, semuanya harus dipertimbangkan dengan baik.
Pastikan membuat timeline yang jelas, menentukan anggaran secara realistis, serta menyiapkan rencana cadangan untuk segala kemungkinan yang bisa terjadi. Perencanaan yang tidak matang akan berujung pada kebingungan saat hari H, yang tentu saja bisa membuat acara terlihat tidak profesional.
Jika kesulitan membuat perencanaan yang baik sebaiknya mintalah bantuan pihak ketiga seperti event organizer. Watermark Indonesia dapat menjadi salah satu penyelenggara acara yang bisa brand pilih untuk menggelar berbagai kegiatan mulai dari eksibisi hingga launching produk.
Lokasi yang Tidak Strategis
Memilih lokasi untuk eksibisi atau pameran dagang harus dipikirkan dengan serius. Lokasi yang terlalu terpencil atau sulit dijangkau dapat membuat pengunjung enggan datang. Tempat yang tidak memiliki fasilitas parkir yang memadai atau akses transportasi yang sulit bisa menghalangi calon peserta dan pengunjung untuk hadir.
Sebaiknya, pilih lokasi yang mudah diakses dan sudah dikenal sebagai tempat yang sering mengadakan acara serupa. Pastikan juga bahwa lokasi tersebut memiliki fasilitas yang memadai seperti listrik, internet, dan ruangan yang cukup luas. Jangan sampai kekurangan ini menjadi penghalang bagi kenyamanan peserta dan pengunjung.
Kurangnya Promosi dan Pemasaran
Promosi adalah kunci keberhasilan pameran dagang. Sebuah acara bisa saja dipersiapkan dengan baik, tapi tanpa promosi yang efektif, potensi keberhasilannya akan sangat rendah. Kesalahan umum yang sering dilakukan penyelenggara adalah menganggap promosi tidak begitu penting atau mengalokasikan anggaran yang sangat minim untuk kegiatan pemasaran.
Gunakan berbagai saluran untuk mempromosikan acara Anda, baik secara online maupun offline. Media sosial, email marketing, serta kolaborasi dengan influencer industri bisa sangat membantu untuk menarik perhatian khalayak. Jangan lupa untuk memanfaatkan situs web resmi, mengirimkan undangan kepada tokoh industri, dan memanfaatkan media lokal untuk membantu menggaungkan acara.
Kurang Memperhatikan Detail Operasional
Terkadang, penyelenggara terlalu fokus pada aspek-aspek besar seperti sponsor atau pemilihan peserta, namun melupakan detail operasional yang sebenarnya sangat penting. Misalnya, apakah semua peserta tahu di mana harus memasang booth mereka? Apakah ada pemandu atau panitia yang siap membantu mereka? Bagaimana dengan aliran pengunjung di dalam lokasi?
Hal-hal kecil ini bisa sangat menentukan kelancaran acara. Jika peserta kebingungan atau tidak mendapatkan informasi yang cukup, mereka mungkin akan merasa frustrasi. Pengunjung pun akan merasa kurang nyaman jika tata letak atau informasi acara tidak jelas. Oleh karena itu, penting sekali memastikan semua detail operasional diperhatikan sejak awal.
Pengalaman pengunjung adalah salah satu faktor utama yang akan menentukan kesuksesan acara. Jika pengunjung merasa tidak puas, mereka tidak akan kembali lagi di acara berikutnya, dan bahkan bisa memberikan ulasan negatif. Jangan menganggap enteng hal ini.
Hal yang bisa mengurangi pengalaman pengunjung antara lain adalah suasana yang terlalu ramai sehingga membuat mereka merasa tidak nyaman, aktivitas yang terlalu membosankan, atau pelayanan yang buruk. Pastikan acara memiliki alur yang menarik, dengan konten yang variatif, serta fasilitas yang memadai seperti area istirahat dan akses mudah ke informasi acara.
Mematok Harga Stand yang Terlalu Mahal
Kesalahan lain yang sering dilakukan penyelenggara pameran adalah mematok harga stand yang terlalu tinggi. Hal ini mungkin bertujuan untuk menutupi biaya operasional, namun bisa jadi malah merugikan acara Anda. Harga stand yang terlalu mahal akan membuat banyak peserta berpikir dua kali untuk ikut berpartisipasi.
Pertimbangkan harga yang kompetitif dan sesuai dengan fasilitas serta target pasar Anda. Selain itu, memberikan opsi harga yang bervariasi untuk berbagai ukuran stand bisa menjadi cara yang baik untuk menarik lebih banyak peserta. Jangan lupa untuk memberikan nilai tambah seperti promosi untuk peserta yang mendaftar lebih awal atau paket sponsor yang menarik.
Kurang Memberikan Layanan Purna Acara
Banyak penyelenggara yang menganggap tugas mereka selesai ketika acara usai, padahal layanan purna acara sama pentingnya dengan pelaksanaan acara itu sendiri. Jika Anda tidak menindaklanjuti peserta dan pengunjung setelah acara, Anda kehilangan kesempatan untuk memperkuat hubungan yang sudah terjalin dan membangun jaringan untuk acara di masa depan.
Layanan purna acara bisa berupa survei kepuasan peserta dan pengunjung, pemberian materi atau sertifikat partisipasi, atau bahkan hanya ucapan terima kasih melalui email. Ini akan meninggalkan kesan yang baik dan menunjukkan bahwa Anda menghargai kehadiran mereka. Jangan lupa untuk melakukan evaluasi terhadap acara tersebut, dan pastikan Anda mengambil pelajaran dari setiap kesalahan yang mungkin terjadi.
Menyelenggarakan sebuah pameran dagang atau eksibisi memang membutuhkan perhatian yang mendetail dan strategi yang matang. Ada banyak aspek yang perlu diperhatikan untuk menghindari kegagalan, mulai dari perencanaan yang komprehensif, pemilihan lokasi yang tepat, hingga pelayanan purna acara yang baik.
Menghindari tujuh kesalahan di atas akan membantu Anda menggelar acara yang lebih profesional dan berkesan, baik bagi peserta maupun pengunjung. Dengan perencanaan yang matang, promosi yang tepat, serta fokus pada detail operasional, acara Anda akan berjalan dengan lancar dan sukses mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ingatlah bahwa acara yang berhasil adalah acara yang memperhatikan semua pihak yang terliba mulai dari peserta, pengunjung, dan tentunya tim penyelenggara itu sendiri.
No Comments