24 Jan 5 Hal yang Harus Dilakukan Event Organizer Agar Pameran Dagang Berjalan Sukses
Bagi hampir setiap industri, pameran dagang merupakan peluang yang luar biasa bagi perusahaan besar maupun kecil untuk memasarkan merek produk, membangun jaringan dengan sesama mitra industri, dan berinteraksi langsung dengan pelanggan atau calon klien.
Pameran dagang merupakan acara berskala besar yang memerlukan perencanaan dan koordinasi yang cermat. Tidak heran jika brand lebih suka menunjuka vendor yakni event organizer (EO) untuk merancang dan mengeksekusi pameran dagang mereka.
Meski begitu, brand tidak boleh lepas tangan. Proses pengawasan tetap harus dijalankan agar setiap langkah yang dibuat vendor tidak keluar jalur. Karena itu brand juga harus memiliki pengetahuan dasar mengenai pembuatan pameran dagang, salah satunya adalah hal yang boleh dan tida boleh dilakukan selama merancang pameran dagang.
Ini 5 hal yang wajib dilakukan event organizer dalam merencanakan pameran dagang
1. Pastikan Event Organizer Memilih Lokasi Paling Strategis
Lokasi adalah segalanya! Untuk tempat yang diharapkan menampung banyak peserta pameran dan pengunjung. Rata-rata tempat disewa enam bulan sebelum acara dilaksanakan. Hindari memilih lokasi menjelang hari H, karena dipastikan akan sulit mendapatkan tempat yang dibutuhkan.
Selain itu, menyewa tempat di saat “last minute” biasanya dikenai biaya tinggi sehingga budget Anda akan membengkak. Lokasi yang strategis dan nyaman sangatlah penting, terutama jika Anda akan mengundang para profesional industri. Tempat yang nyaman dan mudah ditemukan akan meningkatkan jumlah pengunjung dan memungkinkan para pengunjung untuk bepergian dan menemukan jalan mereka ke pameran dagang tanpa kesulitan.
Yang tidak boleh dilakukan: terlalu banyak stand, karena hal ini membuat ruangan terasa sempit terutama jika diadakan didalam convention hall. Pengunjung pun akan merasa tidak nyaman dan enggan berlama lama mengunjungi pameran dagang.
2. Pastikan Event Organizer Memilih Catering Terbaik
Hal selanjutnya yang penting diperhatikan adalah event organizer menyediakan catering terbaik, khusunya untuk para tamu undangan penting. Makanan ringan merupakan alternatif yang praktis dan mudah untuk dikonsumsi, jadi dibanding menyediakan makanan berat lebih baik pilih kudapan yang sekiranya disuai oleh para pengunjung.
Makanan dan minuman merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari setiap acara, terutama setelah peserta menghabiskan banyak waktu untuk berjalan-jalan dan berbincang. Jangan lupakan juga soal hiburan yang dapat mendorong peserta lebih bersemangat dan tertarik pada acara tersebut. Menggunakan hiburan yang relevan juga akan membantu Anda menarik audiens target ke acara tersebut.
Yang tidak boleh dilakukan: Menghabiskan anggaran pemasaran secara berlebihan. Kendalikan anggaran dengan ketat dan hindari pemborosan hanya untuk mendapatkan catering mahal dan hiburan yang belum tentu disukai oleh peserta.
3. Siapkan Desain Pameran Terbaik
Meskipun periklanan dan pemasaran sangat penting untuk merayu peserta agar hadir, namun pastikan tidak menyedot anggaran yang terlalu besar. Janganlah event organizer membuang sumber daya untuk mempromosian acara kepada audiens yang tidak relevan. Sebelum menyebarkan iklan, lakukan riset kecil mengenai target audiens.
Ini berhubungan dengan tata letak selama pameran dagang berlangsung. Penempatan banner misalnya, harus disesuaikan dengan selera calon peserta. Begitu pula berbagai desain dari mulai interior hingga desain produk itu sendiri.
Ketika tujuan atau target audiens ditentutan, rencanakan desain pameran dagang termasuk desain stan setiap sudut ruangan. Gunakan barang-barang bermerek yang sesuai dengan tujuan perusahaan dan tampillah dengan baik di pameran dagang. Ingatlah bahwa desain stan akan membuat produk Anda terlihat lebih menonjol.
4. Alokasi Anggaran yang Jelas
Seringkali event organizer atau perancang acara kurang cermat ketika menyusun anggaran. Hanya mencatat yang tampak dan terbayang saja, tanpa memikirkan rencana cadangan lain untuk mengantisipasi berbagai situasi. Alhasil di akhir acara, acapkali event merugi terutama karena ada hal-hal yang tidak diinginkan terjadi seperti bencana alam atau kerusakan alat yang digunakan selama acara.
Merancang alokasi anggaran membantu kita membatasi anggaran, memperoleh ROI yang tinggi, dan berhasil dalam periklanan dan pemasaran acara. Alokasi anggaran yang terperinci berguna untuk mengendalikan pengeluaran pameran dagang secara keseluruhan. Cobalah untuk mendistribusikan keuangan seperti ini: 6% desain grafis dan produksi, 10% desain pameran dan konstruksi dekorasi, 11% layanan pameran lainnya, 35% untuk ruang pameran, 16% perjalanan/penginapan/logistik staf, 10% pengiriman pameran, 7% promosi, dan 5% untuk item terkait pameran dagang lainnya.
5. Pastikan Melakukan Follow-up Setelah Event
Penting untuk event organizer menindaklanjuti di akhir pameran dagang Anda dengan vendor dan peserta. Ini membantu membangun hubungan positif antara perusahaan dan mitra industrI lainnya. Follow up juga membantu kita menyusun ponsor, peserta, dan vendor potensial untuk acara berikutnya. Sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat atas keberhasilan pameran dagang dan mintalah umpan balik sehingga Anda dapat mengevaluasi pengalaman acara dan berupaya meningkatkan acara berikutnya.
Yang tidak boleh dilakukan: memutus hubungan begitu saja dengan semua pihak yang terlibat, terlebih jika selama event terjadi masalah yang cukup besar. Selesaikan semua kewajiban, jangan sampai ada yang merasa tidak nyaman bekerja dengan Anda. Ingat, pengalaman vendor maupun mitra dapat menjadi kekuatan tersendiri. Reputasi Anda dibentuk dari pengalaman mereka yang disebarkan dari mulut ke mulut.
Itulah hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh event organizer saat menjalankan sebuah acara. Intinya bersikaplah secara profesional dan bertanggung jawab makan setiap acara yang Anda susun akan berhasil dan berdampak.
No Comments