05 Dec 5 Alasan Brand dan Event Organizer Harus Menggunakan Aplikasi Perencana Acara
Dalam dunia yang serba cepat ini teknologi berperan besar dalam berbagai industri salah satunya MICE (meeting, incentive, convention, event). Teknologo memengaruhi bagaimana sebuah acara dirancang dan diselenggarakan. Para perencana acara yang notabene adalah event organizer (EO) sangat bergantung dengan aplikasi seluler dalam mengadakan rapat dan acara.
Alasannya, selain lebih hemat biaya juga memberikan manfaat lain yakni kemudahan akses oleh peserta, keterlibatan peserta acara yang lebih aktif, pengumplan data dan peluang masuknya sponsor. Aplikasi adalah alat penting bagi perencana acara moderen. Aplikasi atau software dapat digunakan untuk membuat acara tatap muka maupun daring.
Alasan Mengapa Brand dan EO Harus Menggunakan Aplikasi Perencana Acara
Kini semakin banyak perencana acara yang meninggalkan cara manual dan beralih ke aplikasi manajemen acara. Aplikasi yang menyediakan fitur seperti komunikasi antar tim, penjadwalan bahkan pendaftaran peserta ini pun mudah digunakan.
Setidaknya ada 6 alasan utama mengapa Anda brand maupun pelaku bisnis lain yang bergerak dibidang event memerlukan aplikasi acara, berikut pemaparannya:
1. Menyederhanakan Proses Manajemen Acara
Manajemen acara adalah tugas yang rumit dan menantang, terutama saat menangani berbagai detail seperti pendaftaran acara, tiket, dan elemen acara penting lainnya. Namun, dengan hadirnya teknologi, perencana acara kini dapat menyederhanakan manajemen acara dengan bantuan aplikasi.
Aplikasi acara menyediakan platform terpusat tempat Anda dapat mengelola semua detail acara, sehingga lebih mudah dan efisien untuk dijalankan.
Salah satu manfaat utama menggunakan aplikasi acara adalah kemampuan untuk menyederhanakan interaksi antara penyelenggara acara, peserta, dan pembicara. Dengan aplikasi tersebut, Anda dapat mengirim pesan dan pembaruan ke perangkat setiap orang secara real-time, memastikan bahwa setiap orang selalu mendapat informasi terkini. Peserta dapat mengakses seluruh jadwal acara dan bahkan membuat agenda pribadi mereka sendiri, sehingga memudahkan mereka untuk merencanakan dan mengatur waktu mereka di acara tersebut.
Pengingat yang dapat disesuaikan dan pemberitahuan yang disinkronkan di semua perangkat adalah fitur lain yang dapat sangat meningkatkan pengalaman peserta. Dengan fitur-fitur ini, peserta tidak akan melewatkan presentasi atau kesempatan berjejaring.
2. Komunikasi Efektif
Penggunaan aplikasi acara dapat meningkatkan pengalaman peserta dengan menyediakan pembaruan waktu nyata dan saluran komunikasi yang efektif. Dengan aplikasi acara, peserta akan selalu diberi tahu tentang perubahan atau pengumuman penting terkait acara. Mereka tidak perlu lagi khawatir kehilangan informasi penting.
Sehingga panitian tidak perlu terus menerus mengirim pembaruan melalui cara lama seperti materi cetak, sehingga menghemat waktu dan sumber daya.
Aplikasi acara juga sangat efektif dalam mengomunikasikan pesan kepada peserta. Baik melalui pemberitahuan push, pesan dalam aplikasi, atau saluran komunikasi lainnya, penyelenggara acara dapat dengan cepat dan mudah menghubungi semua peserta dengan informasi penting.
Ini dapat meningkatkan pengalaman peserta, karena mereka selalu mendapatkan informasi terkini dan dapat terus mendapat informasi tentang perkembangan terkini.
3. Branding Digital Lebih Ramah Lingkungan
Manfaat lain dari penggunaan aplikasi acara adalah branding digital. Panitian tidak perlu lagi mencetak brosur dan menghabiskan ribuan kertas untuk menyebarkan iklan dan informasi lain. Cukup gunakan saluran media sosial yang terhubung langsung dengan aplikasi pengadaan acara. Cara inipun dinilai lebih ramah lingkungan.
Selain itu, penggunaan aplikasi manajemen acara memungkinkan sponsor dan peserta memamerkan produk maupun layanan dengan cara unik dan interaktif, sehingga akan terlihat lebih menonjol. Aplikasi pengadaan acara juga bisa kita gunakan untuk mengumpulkan data base dan melacak keberhasilan kampanye pemasaran. Sehingga memungkinkan brand untuk mengoptimalkan strategi untuk event mendatang.
4. Keterlibatan Peserta
Memiliki aplikasi acara dapat memberikan banyak manfaat bagi penyelenggara acara, peserta, dan sponsor. Salah satu manfaat utamanya adalah peningkatan keterlibatan. Dengan menyediakan platform bagi peserta untuk berinteraksi satu sama lain, serta dengan penyelenggara acara, aplikasi ini menciptakan pengalaman acara yang lebih interaktif dan dinamis.
Bagi penyelenggara, aplikasi acara memberikan pengalaman profesional dengan kemudahan penggunaan dan desain yang disempurnakan, yang memungkinkan mereka untuk menyajikan acara mereka dengan cara yang apik. Aplikasi ini juga menyediakan jadwal yang dipersonalisasi untuk setiap peserta, yang memungkinkan mereka untuk memanfaatkan pengalaman mereka sebaik-baiknya.
Jaringan adalah aspek penting lain dari acara dan aplikasi dapat memainkan peran penting dalam hal ini. Dengan fitur-fitur seperti pemesanan janji temu, obrolan dalam aplikasi, diskusi kelompok, dan tantangan gamifikasi acara, peserta diberi kesempatan untuk terhubung satu sama lain, yang membuat acara lebih bermakna dan produktif.
Dorong keterlibatan dengan memberikan peserta suara melalui fitur-fitur seperti jajak pendapat langsung. Hasil dari jajak pendapat ini dapat disajikan selama presentasi, yang memungkinkan pemandu acara untuk menyesuaikan konten mereka berdasarkan masukan audiens. Gamifikasi juga merupakan alat yang hebat untuk mendorong keterlibatan dan dapat dikembangkan melalui aplikasi, menyediakan tantangan yang menyenangkan dan bersahabat bagi peserta yang menghargai aktivitas dan tindakan.
5. Analisis Acara yang Lebih Akurat
Salah satu fitur utama analisis acara adalah kemampuan untuk melakukan survei acara. Survei ini dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang apa yang disukai dan tidak disukai peserta, membantu penyelenggara memahami apa yang berhasil dan apa yang tidak. Dengan hasil survei di ujung jari mereka, penyelenggara dapat dengan cepat membuat perubahan dan meningkatkan pengalaman keseluruhan bagi peserta.
Fitur lain dari analisis acara adalah data dan laporan check-in acara langsung. Dengan aplikasi check-in acara, penyelenggara dapat melihat data waktu nyata tentang siapa yang telah check-in dan siapa yang belum. Informasi ini sangat berharga dalam membuat keputusan penting, seperti menjadwalkan waktu istirahat.
Informasi yang diperoleh dari data check-in acara juga dapat digunakan untuk mengirim pengingat email yang dipersonalisasi kepada peserta yang belum hadir, untuk mendorong mereka bergabung dalam acara.
Itulah beberapa alasan mengapa brand kini harus melek tentang aplikasi manajemen acara. Jika masih bimbang, konsultasikan saja pada Watermark Indonesia. Sebagai EO yang berpengalaman mengembangkan acara daring maupun luring Watermark Indonesia dapat membantu Anda memberikan gambaran mengenai aplikasi managemen acara yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
No Comments